Phần mềm ERP SAP Business One (SAP B1) tích hợp Mobile & iPhone - Vietsoft ( Partner của SAP)

Trường hợp không xem được video, xin vui lòng clip tại đây

Phần mềm ERP - SAP Business One _Starter Package - Công ty TNHH phần mềm Nam VIệt (Vietsoft)

Trường hợp không xem được video, xin vui lòng clip tại đây

Vietsoft triển khai ERP – SAP Business One cho Daviteq

Ngày 19/12/2013, Côngty TNHH Thiết bị đo lường và Điều khiển Đại Việt (Daviteq) và Công ty TNHH phần mềm Nam Việt (Vietsoft) đã chính thức ký hợp đồng triển khai ứng dụng giải pháp phần mềm ERP – SAP Business One.

Thành lập vào 2004 với tầm nhìn ban đầu là trở thành nhà cung cấp các sản phẩm & giải pháp tốt nhất đến với khách hàng trong lĩnh vực tự động hoá. Trải qua gần 10 năm hoạt động kinh doanh,  Daviteq đang dần lớn mạnh và trở thành phân phối & đại diện cho các nhãn hiệu nổi tiếng trên Thế Giới để cung cấp các sản phẩm tốt nhất tại thị trường Việt Nam

Tham gia mạng lưới phấn phối có tính cạnh tranh toàn cầu, Daviteq đã ý thức rất rõ việc xây dựng một hệ thống quản lý Doanh nghiệp dựa trên hệ thống CNTT là con đường ngắn nhất, bền vững nhất để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Qua một thời gian tìm hiểu rất kỹ càng về hầu hết các giải pháp phần mềm Quản lý DN uy tín trong và ngoài nước, Daviteq đã quyết định lựa chọn Giải pháp SAP Business One (SAP B1) do Vietsoft (Partner của SAP) trực tiếp triển khai.

Với thời gian triển khai 2 tháng, Vietsoft cam kết sẽ triển khai đúng tiến độ, tận tình và giúp cho hệ thống vận hành tốt nhất.

SAP - ERP Nâng cao năng lực cạnh tranh của Doanh nghiệp

Lợi ích của Hệ thống ERP

Những lợi ích của hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp bạn là gì? Hệ thống ERP là chịu trách nhiệm về hội nhập thời gian thực của thông tin quản lý bằng cách kiểm soát dòng chảy của thông tin trên toàn tổ chức. Thông thường, thực hiện liên quan đến một cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp và một bộ sưu tập các module ứng dụng để hỗ trợ ngày để hoạt động kinh doanh ngày và quy trình quản lý. Các module ứng dụng thường được biết đến bao gồm tài chính, kế toán, hậu cần, bán hàng, tiếp thị, lập kế hoạch dự án, sản xuất, nguồn nhân lực, quản lý quan hệ khách hàng ( CRM ) , và nhiều hơn nữa.

Lợi ích cơ bản của hệ thống ERP

1. Giảm chi phí và nguồn lực không hiệu quả

2. Giành quyền kiểm soát tốt hơn các quá trình

3. Nâng cao năng suất, sự hài lòng của khách hàng, tính linh hoạt và kiểm soát

4. Quản lý hoạt động từ nhiều hơn một địa điểm văn phòng ... Phụ thuộc vào sự lựa chọn của bạn về giải pháp ERP

5. Cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn

Những ưu điểm khi sử dụng hệ thống ERP

Thông tin tổng hợp:

Các lợi ích quan trọng của việc thực hiện ERP là hội nhập. ERP giúp trong việc giảm chi phí hoạt động bằng cách phối hợp các phòng ban khác nhau của tổ chức. Ý tưởng chính đằng sau ERP là để kiểm soát độ chính xác cũng như dự phòng dữ liệu và nhập dữ liệu. Hệ thống làm việc tập trung này có thể thay thế nhiều, cơ sở dữ liệu bị ngắt kết nối với một hệ thống duy nhất, kết hợp các ứng dụng khác nhau và các nguồn dữ liệu. Nó cũng nhằm mục đích làm giảm sự giúp đỡ hỗ trợ bàn và chi phí tiếp thị. Ngoài ra, ứng dụng này theo thời gian thực có khả năng giao tiếp của các đơn vị trong và ngoài nước. Hơn nữa, ERP là một ứng dụng lý tưởng để cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban và nhân viên cũng như giao tiếp với khách hàng tiềm năng và khách hàng.

Tăng cường và hiệu quả công nghệ:

Phần mềm này giúp tăng cường ngày để hoạt động quản lý hàng ngày. Nó cũng hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược xác định mục tiêu cho doanh nghiệp. Vì nó có khả năng tiếp cận dữ liệu tốt hơn, quản lý hàng đầu cũng có thể sử dụng công cụ này để đưa ra quyết định tốt hơn và hiệu quả hơn.Ngoài ra, hệ thống ERP có khả năng loại bỏ các hoạt động hướng dẫn và quy trình kinh doanh quan trọng cho nhiều bộ phận của một tổ chức. Sau đây là một số lợi ích hơn là nâng cao hiệu quả của một hệ thống ERP:

Dễ dàng báo cáo

Một hệ thống ERP cải thiện và điều chỉnh báo cáo. Nó cung cấp dễ dàng kỹ thuật của báo cáo tạo ra. Tiếp cận tốt hơn với dữ liệu bạn có thể tạo ra và thao tác báo cáo bất cứ lúc nào bạn muốn.

Người sử dụng thân thiện:

Ứng dụng mạnh mẽ và dễ sử dụng này dễ dàng loại bỏ các vấn đề mà không có bảng dữ liệu trên lá vườn. Hơn nữa, những người không có kỹ thuật có thể dễ dàng truy cập dữ liệu hoặc thông tin sử dụng các ứng dụng ERP. Ứng dụng tiện dụng này cũng cho phép bạn để đối phó với số lượng lớn vì khả năng thời gian thực của nó và định hướng dựa trên tương lai.

Giảm chi phí:

Một hệ thống ERP có thể tích hợp chi phí, lợi nhuận và doanh thu thông tin. Khả năng giảm chi phí có thể được tăng cường rất nhiều nếu các dữ liệu đang được thu được phân tích và đánh giá đúng mức.

Khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng

Một hệ thống ERP cho phép bạn truy cập dữ liệu thời gian thực và tăng tự phục vụ thông tin quan trọng. Nhiều nhà cung cấp ERP đang cung cấp các chức năng điện thoại di động để bạn luôn luôn có thể duy trì kết nối và đầy đủ thông tin trong liên quan đến quá trình kinh doanh của bạn và hiệu suất.

Giao tiếp tốt hơn

Hệ thống ERP cải thiện thông tin liên lạc giữa các phòng ban trong một tổ chức. Nó cũng cung cấp một loạt các dịch vụ kịp thời, nhanh chóng và phần mềm tương thích với sự linh hoạt, chẳng hạn như các ứng dụng dựa trên web.

Tăng bảo mật

Hệ thống ERP không chỉ cải thiện tính toàn vẹn dữ liệu và an ninh mà còn tăng cường hạn chế dữ liệu, cho phép bạn lưu giữ thông tin khách hàng của bạn và dữ liệu công ty an toàn và an toàn.

Cung cấp kinh doanh và giải pháp tài chính:

ERP cung cấp kinh doanh tốt nhất và các giải pháp tài chính cho hầu hết các loại hình tổ chức.Bằng cách cho phép dòng chảy của các nguồn lực và tài chính vào các hoạt động kinh doanh khác nhau và quan trọng nó cho phép các doanh nghiệp để tăng hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của mình.

Độ chính xác và nhất quán

Một hệ thống ERP cho phép các công ty để duy trì dữ liệu phù hợp và chính xác trong suốt tất cả các phòng ban tạo điều kiện cho dòng chảy đầy đủ của thông tin để được xem thông qua một hệ thống duy nhất. Người đứng đầu bộ phận có thể thấy thời gian của nhân viên và tổng số công việc hoàn thành. Nó cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn và giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Quản lý tài nguyên tốt hơn

Ứng dụng tập trung này cung cấp các công cụ và khả năng báo cáo để cho phép quản lý để phân bổ tốt hơn các nguồn tài nguyên có giá trị. Điều này cho phép các nhà sản xuất quyết định để giám sát và có hành động trong thời điểm quan trọng và ngăn chặn sự chậm trễ.

Tóm tắt thông tin - Lợi ích của việc thực hiện một hệ thống ERP:

Đối với bất kỳ tổ chức sản xuất kinh doanh ERP có thể đóng một vai trò quan trọng. Một tập trung hệ thống ERP triển khai thành công sẽ giúp bạn trong việc cải thiện sự liên kết của các chiến lược và hoạt động, năng suất và cái nhìn sâu sắc, quản lý tài chính và quản trị doanh nghiệp. Hệ thống ERP cũng cho phép bạn trong việc giảm chi phí thông qua việc tăng tính linh hoạt và rủi ro tổng thể. Trước khi thực hiện hệ thống ERP được đảm bảo về đâu và làm thế nào công ty của bạn sẽ được hưởng lợi, thảo luận với các nhà cung cấp tiềm năng của ERP trong trường hợp này đóng một vai trò quan trọng.

Vui lòng tìm hiểu thêm thông tin về ERP tại đây

ERP - SAP - TIM HIEU GIAI PHAP PHAN MEM DOANH NGHIEP HIEU QUA NHAT THE GIOI

Đường Biên Hòa triển khai phần mềm Quản lý thiết bị - Vietsoft Ecomaint

Qua một thời gian tìm hiểu ngày 28/07/2013, Công ty TNHH phần mềm Nam Việt (Vietsoft) và Công ty Cổ phần Đường Biên Hòa (BHS) đã ký kết hợp đồng “Chuyển giao phần mềm Quản lý thiết bị và bảo trì (Vietsoft - Ecomaint).

Với quy mô gồm 3 nhà máy, hệ thống máy móc thiết bị luôn gia tăng và được nâng cấp để đáp ứng kịp thời với nhu cầu và mức độ tin dùng của người tiêu dùng. Việc kiểm soát hệ thống máy móc thiết bị làm sao đảm bảo cho việc sản xuất được hoạt động liên tục là một khó khăn lớn đặt ra cho quản lý khối sản xuất trong công ty.

Năm 2013, được cho là một năm nhiều khó khăn cho các Doanh nghiêp và đây cũng là dịp mà ban lãnh đạo nhận ra cơ hội để nhìn lại hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp mình. Một trong số những lý do dẫn đến chi phí sản xuất tăng cao là chi phí cho việc hư hỏng máy móc thiết bị rất lớn.

Hệ thống phần mềm VietsoftEcomaint với ưu thế là một hệ thốn phần mềm cung cấp chính xác, kịp thời thông tin về toàn bộ tình trạng thiết bị, công cụ, dụng cụ - tài sản lớn nhất và quan trọng nhất của doanh nghiệp - tránh hư hao, thất thoát hay không sử dụng hiệu quả, lên kế hoạch sửa chữa định kỳ tự động, giúp bảo dưỡng thiết bị đúng quy định. Giúp Doanh nghiệp hạn chế tối thiểu thời gian ngừng máy - tối đa hiệu suất thiết bị, cắt giảm chi phí giúp Doanh nghiệp giao hàng đúng hẹn...vv.

Với những lợi ích thiết thực mà phần mềm có thể mang lại cho Doanh nghiệp cùng với sự tin cậy vào khả năng triển khai của Vietsoft. Sau thời gian tìm hiểu, BHS đã quyết định chọn giải pháp Vietsoft Ecomaint của Vietsoft để triển khai cho toàn bộ hệ thống thiết bị của 3 nhà máy.

Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, đào tạo và triển khai phần mềm bảo trì Vietsoft cam kết hoàn thành dự án theo dung tiến độ 2 bên đã ký kết.

Vietsoft rất vinh dự khi được hợp tác cùng BHS. Đây là dấu mốc quan trọng đưa Vietsoft đến gần hơn với các Doanh nghiệp ngành mía đường nói riêng và khối Doanh nghiệp sản xuất nói chung. Từ đây cho thấy, Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản lý máy móc thiết bị và bảo trì là một biện pháp để khắc phục khó khăn và vượt qua khủng khoảng một cách hiệu quả.

Nutifood triển khai phần mềm Quản lý máy móc thiết bị - Vietsoft Ecomaint

Ngày 25/03/2013 , Công ty TNHH phần mềm Nam Việt (Vietsoft) và Công ty Cổ phần Thực phẩm dinh dưỡng Nutifood (Nutifood) đã ký kết hợp đồng “Chuyển giao phần mềm Quản lý thiết bị và bảo trì (Vietsoft Ecomaint)”

Thành lập năm 2000, Nutifood là công ty chuyên sản xuất các loại sữa và các sản phẩm dinh dưỡng cho mọi đối tượng từ trẻ em đến người cao tuổi… Năm 2011, Công ty Nghiên cứu Thị trường Nielsen đã xếp Nutifood vào top 5 thương hiệu điển hình của Việt Nam và dẫn đầu về thị phần các mặt hàng sữa bột nguyên kem và sữa trẻ em.

Với chiến lược của Nutifood vẫn là tập trung sản xuất các sản phẩm dinh dưỡng, Nutifood liên tục đầu tư, xây dựng nhà máy chế biến sữa và các sản phẩm dinh dưỡng để nâng cao mở rộng tăng năng suất nhà máy đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Bên cạnh việc mở rộng nhà máy sản xuất tuân thủ theo một quy trình sản xuất khép kín với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn GMP, HCCP, ISO 22.000…, thì Nutifood đã quyết định ứng dụng CNTT vào quản lý thiết bị và bảo trì với sự hỗ trợ của đối tác Vietsoft, dự án dự kiến triển khai trong 4 tháng.

Sự hợp tác giữa Vietsoft và Nutifood giúp tăng thêm độ tin cậy của khách hàng dành cho giải pháp phần mềm Vietsoft Ecomaint của Vietsoft và ngày càng khẳng định vị thế của các Doanh nghiệp Việt Nam với nền kinh tế thế giới.

Doanh nghiệp sáng suốt lựa chọn ERP phù hợp - Vietsoft

Một giải pháp ERP phù hợp nghĩa là có thể tối ưu hóa được các nhu cầu quản lý và vận hành của DN đó. Nhưng để có phần mềm (PM) phù hợp còn tùy thuộc vào việc DN đó có lựa chọn một cách khoa học không?

Bắt đầu từ đâu?
Thường thì khi muốn tìm một giải pháp CNTT chúng ta sẽ bắt đầu từ những trăn trở có thật trong công việc kinh doanh. Nói thì dễ nhưng không ít khách hàng khi gặp chúng tôi lần đầu đã không định nghĩa được lý do cụ thể để làm ERP. Nhiều doanh nghiệp (DN) đến với ERP với mục đích khá mơ hồ cho nên kết quả sau cùng của dự án cũng mơ hồ theo. 

Mục đích của dự án nên được phân làm nhiều cấp, nhiều tầm khác nhau. Ban giám đốc (BGĐ) hoặc hội đồng quản trị (HĐQT) sẽ đưa ra các mục tiêu chiến lược, còn các phòng ban sẽ định nghĩa những yêu cầu cụ thể về qui trình quản lý của đơn vị mình. Mục đích dự án cần được căn cứ trên chiến lược phát triển DN (CLPTDN – Business Strategy), CLPTDN càng “dài hơi”, hệ thống ERP sẽ có cuộc sống hữu dụng càng lâu và càng thêm phức tạp khi chọn lựa và triển khai. Đối với các yêu cầu cụ thể cần phải dám chắc rằng những yêu cầu này sẽ thỏa mãn mục đích dự án ở những góc độ nào đó.

Thường thì trong giai đoạn này, lãnh đạo DN nên thành lập đội đánh giá PM ERP – tiền thân của đội triển khai ERP. Thành viên của đội đánh giá nhất thiết phải có đầy đủ đại diện các phòng ban.

Tiêu chí đánh giá và hệ số

Các tiêu chí đánh giá và hệ số là một trong những bí quyết để có thể đi đến quyết định chọn lựa nhanh chóng và công bình. Ngay sau khi đã hoàn tất những yêu cầu về chức năng, đội chọn PM phải đề ra phương pháp đánh giá dựa vào các tiêu chí nhất định, kèm theo hệ số lựa chọn (weight factor) cho mỗi tiêu chí.

Hệ số là thước đo mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các hệ số này cần giữ bí mật cho đến khi kết thúc giai đoạn cho điểm. Việc thay đổi tiêu chí hoặc hệ số sau khi đã gửi hồ sơ mời thầu rất quan trọng. Chúng tôi đã tiếp xúc với nhiều DN loay hoay với quyết định chọn PM ERP gần 2 - 3 năm chỉ vì họ không có một lộ trình quyết định và những tiêu chí làm nền cho những quyết định đó.

Một số các tiêu chí quan trọng chọn ERP: khả năng triển khai tại đơn vị; tính ổn định của nhà cung cấp, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, mức độ hỗ trợ sau vận hành (từ xa qua Internet hay có nhân viên hỗ trợ tại chỗ), kinh phí triển khai, chi phí hỗ trợ thường niên, chi phí nâng cấp, các khách hàng hiện đang sử dụng v.v..

Phân tích hồ sơ thầu và cho điểm

Một qui trình chọn lựa khoa học và việc áp dụng chặt chẽ sẽ giúp DN có đuợc quyết định sáng suốt góp phần vào sự thành công của dự án sau này.

Hồ sơ thầu giải pháp ERP nên nêu rõ mô hình vận hành DN hiện tại và tương lai, để nhà cung cấp nắm bắt được nhu cầu quản lý của DN. Sau khi gửi hồ sơ mời thầu, DN sẽ nhận đuợc bản trả lời từ các nhà cung cấp giải pháp. Theo kinh nghiệm, các bản trả lời hồ sơ thầu của đối tác nước ngoài thường viết bằng tiếng Anh và khá dài. Còn bản trả lời từ các nhà cung cấp PM trong nước thì thường ngắn gọn và cô đọng nên DN khó có thể làm quen cặn kẽ với tất cả những “người bạn mới” trước khi quyết định. 

Việc cho điểm PM cũng cần thống nhất trước giữa các thành viên trong nhóm chọn lựa. Đội ngũ tư vấn, nếu có, rất quan trọng trong giai đoạn này, họ có thể giúp làm sáng tỏ nhiều chi tiết trong các tính năng của giải pháp, chỉ ra được đâu là thông tin không chính xác hay chỉ có giá trị quảng cáo, nói quá. Nhóm tư vấn cũng có thể làm trọng tài nếu các thành viên trong đội dự án bất đồng ý kiến về một vấn đề nào đó.

Trên dây chúng tôi chỉ lược qua những điểm chủ yếu trong suốt qui trình chọn giải pháp ERP. Nhiều bước đi cần thiết khác như xem xét phương pháp triển khai (implementation methodology), đánh giá qui trình đào tạo và huấn luyện đội ngũ triển khai, đánh giá đội ngũ tư vấn triển khai, thương lượng hợp đồng cung cấp giải pháp không được đề cập đến trong bài viết này. 

Tư vấn chọn ERP 

Tư vấn là một dịch vụ cần thiết để có thể giải quyết một công việc mà DN không làm trong một thời gian dài – thường là những công việc mang tính chất chiến lược như khảo sát thị trường, thẩm định giá trị công ty, thiết kế sản phẩm mới, v.v... Chuyên viên tư vấn cần phải thuyết phục được tính độc lập và vô tư của công việc mình. Họ cần có kiến thức tổng quát và cập nhật về các PM ERP khác nhau, hiểu biết về ngành nghề của khách hàng và dĩ nhiên là có một phương pháp để giúp khách hàng đi đến những quyết định quan trọng. 

Nhà tư vấn không chọn lựa ERP hộ cho DN, họ chỉ truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để gỡ rối, giúp đỡ hoặc khuyến cáo về những rủi ro cho DN khi cần thiết. DN chính là người quyết định. Chúng tôi đã từng cộng tác với nhiều công ty tốn nhiều thời gian và tiền của cho việc chọn lựa PM. Họ cùng thống nhất quan điểm rằng đây là cơ hội hiếm có để có thể rà soát các qui trình nghiệp vụ cho toàn công ty và học hỏi phương pháp, qui trình làm việc từ các giải pháp ERP tiên tiến. 

DN cũng không nên sử dụng hồ sơ thầu của một DN khác ngành cho việc chọn lựa ERP. Vì hồ sơ thầu, kết quả của giai đoạn định nghĩa nhu cầu, mang tính đặc thù cho từng DN. 

Quá nhiều dự án ERP đã triển khai ì ạch chính vì DN đã không khởi động dự án đúng hướng bằng cách đầu tư lựa chọn ERP kỹ lưỡng. Chúng tôi mong bài viết này sẽ ít nhiều giúp DN định hướng trong đầu tư về CNTT nói chung và ERP nói riêng.

ACECOOK Việt Nam triển khai phần mềm Quản lý thiết bị và bảo trì (Vietsoft - Ecomaint)

Ngày 19/08/2013, tại Công ty CP ACECOOK Việt Nam diễn ra buổi lễ khởi động dự án “ Triển khai phần mềm Quản lý thiết bị và bảo trì (Vietsoft - Ecomaint)” giữa Công ty TNHH phần mềm Nam Việt (Vietsoft) và Công ty CP ACECOOK Việt Nam. Tham dự có sự góp mặt lãnh đạo và các thành viên của hai đội dự án.

Năm 1993, Công ty Cổ phần Acecook Việt Nam được thành lập trên cơ sở đầu tư của tập đoàn Acecook – một trong những tập đoàn sản xuất mì ăn liền lớn nhất tại Nhật Bản. Đến nay, Acecook vững tin với mục tiêu trở thành công ty sản xuất thực phẩm tổng hợp hàng đầu tại Việt Nam và sánh vai cùng các các doanh nghiệp toàn cầu có uy tín trên thế giới

Trên nền tảng công nghệ hiện đại, kỹ thuật tiên tiến. Công ty Acecook Việt Nam đang được biết đến là một doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm ăn liền với hệ thống 07 nhà máy, 04 chi nhánh kinh doanh, hơn 300 đại lý phân phối, phủ hàng trên 95% điểm bán lẻ trải khắp từ Bắc chí Nam.

Cũng như hầu hết các Doanh nghiệp sản xuất khác, đặc biệt với việc xuất thân là Doanh nghiệp Nhật thì Acecook luôn xem việc quản lý, bảo hành, bảo dưỡng máy móc thiết bị một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Doanh nghiệp. Sau thời gian tìm hiều và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm với những tiêu chí vô cùng khắt khe về độ tin cậy và chất lượng sản phẩm dịch vụ, Acecook đã quyết định chọn Vietsoft là đối tác triển khai phần mềm Vietsoft - Ecomaint đáng tin cậy cho Doanh nghiệp. 

Quá trình triển khai phần mềm chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn I sẽ triển khai tại nhà máy chính tại TP.HCM. Giai đoạn II sẽ triển khai tại tất cả các nhà máy còn lại. Trong quá trình triển khai phần mềm Quản lý thiết bị và bảo trì, Vietsoft sẽ phối hợp đào tạo, tư vấn mã hóa dự liệu, chuẩn hóa quy trình cho hệ thống đạt hiệu quả cao nhất.

Sự hợp tác giữa Vietsoft và Acecook càng khẳng định hiệu quả của giải pháp đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và doanh nghiệp ngành thực phẩm nói riêng. Đặc biệt, với cam kết khẳng định niềm tin khách hàng bằng việc triển khai tận tình, tính trung thực, hiệu quả trong công việc,  hai bên cam kết nỗ lực hợp tác để việc triển khai diễn ra thành công tốt đẹp.

Vietsoft tham gia Sap forum 2013

Ngày 1/8/2013 tại khách sạn Sheraton TP.HCM đã diễn ra hội thảo toàn cầu (SAP Forum) do tập đoàn SAP tổ chức. Đây là một phần trong chuỗi sự kiện hàng năm của SAP tổ chức trên toàn thế giới. Tham dự SAP Forum Việt Nam có khoản 400 lãnh đạo DN chứng kiến SAP trình diễn những giải pháp công nghệ mới nhất giúp các DN Việt Nam và thế giới làm chủ được sự hội tụ giữa các nguồn dữ liệu lớn, xu hướng di động, mạng xã hội và công nghệ điện toán đám mây…

Tham gia chia sẻ tại buổi hội thảo có đại diện khách hàng của Partner Vietsoft, Ông Huỳnh Tuấn Kiệt – Tổng quản lý Công ty Behn Meyer VN. Được biết dự án triển khai ERP – SAP Business One của Công ty Behn Meyer do Partner Vietsoft triển khai là một những dự án thành công nhất tại Việt Nam. Ông Huỳnh Tuấn Kiệt chia sẻ: “Khi công ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP vào việc quản lý doanh nghiệp thì chúng tôi đã tìm hiểu rất nhiều giải pháp và cuối cùng đã quyết định triển khai giải pháp ERP – SAP Business One do Vietsoft triển khai. Dự án thành công với việc triển khai chỉ trong vòng 3 tháng, dự án mang lại rất là nhiều lời ích về mặt báo cáo quản trị, việc quản lý và đưa ra các quyết định là kịp thời và nhanh chóng”.

Qua đây càng khẳng định thêm vị thế của đối tác Vietsoft trong lĩnh vực cung cấp và dịch vụ triển khai ERP ở Việt Nam, cũng như minh chứng cho việc ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận thức rõ tầm quan trọng của ứng dụng CNTT trong quản trị doanh nghiệp. 

Thu moi tham du Meeting Cafe - Vietsoft

“KHÁM PHÁ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

ERP - SAP BUSINESS ONE”

Kính gửi: Quý doanh nghiệp

Hiện nay, Công nghệ thông tin (CNTT) là một điểm tựa không thể thiếu cho sự đột phá của Doanh nghiệp, giúp Doanh nghiệp bắt kịp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới trong thời gian ngắn và hiệu quả nhất. Chính vì thế, nó đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.

Với ưu thế là một phần mềm hàng đầu thế giới hiện nay, Giải pháp ERP - Sap Business One có khả năng Quản lý toàn bộ các hoạt động của Doanh nghiệp theo phần mềm chuẩn quốc tế nhưng hoàn toàn phù hợp với kế toán Việt Nam. Đặc biệt, với khả năng tích hợp với các thiết bị di động như Iphone, Ipad … việc quản lý doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi là hoàn toàn trong tầm tay của các nhà lãnh đạo Doanh nghiệp. Từ đó lãnh đạo Doanh nghiệp có được các báo cáo quản trị kịp thời, đưa ra những quyết định đúng giúp Doanh nghiệp phát triển bền vững.

Vietsoft với 12 năm kinh nghiệm tư vấn, triển khai các giải pháp phần mềm Quản lý cho các Doanh nghiệp Việt Nam và FDI, Vietsoft tự hào là một trong những Công ty hàng đầu tại Việt Nam triển khai hệ thống ERP với tỷ lệ dự án thành công nhiều nhất tại Việt Nam. Vietsoft đã chuyển giao thành công cho nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với nhiều lĩnh vực khác nhau như: Cty TNHH Nissan Techno Việt Nam, Cty CP Khải Toàn, Cty Máy công cụ TAT, Cty Hóa Chất Behn Meyer, Cty Moet Henessy Việt Nam....

Với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, Vietsoft mong muốn mang đến cho Doanh nghiệp những giải pháp công nghệ tốt nhất. Với sự hỗ trợ quảng bá của Hội Doanh nhân Trẻ TP.HCM, Vietsoft  hy vọng rằng sẽ mang đến cho hội viên YBA những kiến thức hữu ích và thiết thực trong việc ứng dụng CNTT cho Doanh nghiệp.

Thời gian: 08:00 – 11:30, Thứ 7 ngày 10/08/2013

Địa điểm: Cà phê Suối Đá - 175 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 7, Quận 3, Tp.Hồ Chí Minh

Vui lòng đăng ký trước 08/08/2013: Miễn phí

Trân trọng!

                                                     Rất hân hạnh được đón tiếp Quý Công ty

                                                        Trân trọng!

Liên hệ đăng ký

Ms.Len - 0909.804.311; Ms Dương - 0986 778 578

Điện thoại: (08) 38110770; Fax: (08)38112750

Email: sap@vietsoft.com.vn; info@vietsoft.com.vn  

Làng công nghệ: Khi quá lớn là một nhược điểm

Các tên tuổi kỳ cựu trong làng công nghệ như Microsoft, Intel, IBM, Google... đều đang vấp phải khó khăn đến từ công nghệ thời đại mới.

Nhiều ông lớn trong ngành công nghệ vừa có một mùa thất thu. Microsoft, Intel, Oracle, IBM, SAP, Google, HP, tất cả đều ghi nhận kết quả theo từng quý không mấy lạc quan.
Có thể họ hoạt động trong những lĩnh vực khác nhau nhưng tất cả đều bị trì trệ vì một lý do tương đồng: Họ đã phát triển quá lớn, các sản phẩm chính đã quá cũ hoặc việc xây dựng một thị trường mới, lan tỏa nhanh được chuẩn bị quá nghèo nàn.
Không riêng gì quý gần đây nhất, doanh thu của Oracle trong 4/7 quý vừa qua đã không được như tính toán.
Tình trạng tương tự diễn ra với SAP và Hewlett-Packard trong 4/6 quý, Intel và Google trong 5/7 quý, Microsoft trong 6/7 quý và IMB là 7/8 quý vừa qua.
Trái ngược lại, mặc dù Cisco Systems đang được duy trì ổn định nhưng tập đoàn này cũng đang phải đối mặt với vấn đề tương tự.
Việc mở rộng trên một phạm vi nhất định là điều không dễ dàng gì. SAP, Oracle, Cisco và Intel đã tạo ra doanh thu hàng năm từ khoảng 20 tỉ USD đến 50 tỉ USD, Microsoft xấp xỉ 80 tỉ USD và con số của IBM và HP là trên 100 tỉ USD. Ngoại trừ HP, công ty nào cũng có tỉ lệ lãi gộp khá lớn.
Các công ty luôn đặt mục tiêu cao trong ngành cho những vụ kinh doanh lợi nhuận cao, quy mô lớn. Trong đó nguyên tắc là phải sáng tạo đột phá. Trong khi đó, quy mô lớn và việc thống trị trong một khu vực là những hạn chế khiến các công ty khó mà nhanh chóng bắt kịp với thay đổi.
Microsoft, Intel và HP cũng có tiềm năng với các thiết bị di động nhưng chưa thể bắt kịp trong thị trường này. Microsoft chỉ mất 900 triệu USD cho tablet mà hãng không thể bán được, chip Intel chỉ ngốn 1% pin của smartphone...
Cả hai đều đang có những sản phẩm trí tuệ vô giá nhưng lại đang mắc kẹt vì máy tính để bàn, một thị trường đang chìm dần. HP cũng đang gặp khó khăn tương tự.
Oracle thì đối mặt với những mối đe dọa nhỏ hơn. Các ứng dụng điện toán đám mây (cloud) mới ra lò như Workday đã giúp bán được nhiều sản phẩm phần mềm hơn.
Điều đó gây áp lực lên thị phần khổng lồ của Oracle và có thể còn làm giảm lợi suất từ việc bán các dịch vụ hỗ trợ. Trong khi phần mềm dữ liệu của Oracle đang đứng ở đỉnh cao, các dữ liệu "phi cấu trúc" được lưu trữ tốt hơn và phân tích tốt hơn với công nghệ rẻ tiền hơn.
Đối thủ SAP may mắn hơn khi tập trung vào phần mềm chuỗi cung, một nơi chưa xuất hiện đối thủ về cloud. Nhưng SAP vẫn chưa thể mở rộng kinh doanh cốt lõi, Peter Goldmacher - nhà phân tích của Cowen & Co - cho hay.
Sản phẩm lan tỏa nhanh nhất của Cisco là loạt máy chủ mang đầy tính đột phá. Không may, chúng lại được duy trì với quy mô thấp hơn so với kinh doanh thiết bị mạng vốn đang là nòng cốt của Cisco, mặc dù lĩnh vực này không hề mở rộng thêm trong quý vừa qua.
Nhiều năm nay IBM chưa thể thúc đẩy doanh thu một cách đúng nghĩa. Thay vào đó, công ty đã tăng tỉ lệ doanh thu từ phần mềm lợi nhuận cao so với phần cứng lợi nhuận thấp.
Nhưng nhà phân tích Brian Marshall từ ISI Group đã chỉ ra rằng mảng phần cứng của IBM còn rất ít đất để đa dạng hóa, trong khi việc mua những vụ kinh doanh phần mềm đủ lớn để thúc đẩy dịch chuyển là rất khó.
Điều này cũng đúng với Oracle, công ty từng đánh bại cổ phiếu của các đối thủ cạnh tranh trong vòng mười năm qua nhờ chiến lược mua lại liên tục một cách thông minh.
Google là một ngoại lệ. Việc không đạt được doanh thu so với kỳ vọng một phần là do sự tăng trưởng của các thiết bị di động. Các quảng cáo của công ty không được hiển thị linh hoạt trên smartphone như máy tính. Đầu tư tăng nhanh hơn doanh số cũng khiến lợi nhuận biên theo đó mà giảm.
Tuy vậy, những ứng dụng smartphone ăn khách hoặc chạy trên Android như Google Map đảm bảo công ty sẽ gặt hái được nhiều thành quả khi ngành quảng cáo trên di động phát triển.
Điều đó là chắc chắn vì những thiết bị này cung cấp nhiều dữ liệu hơn. Ví dụ như với thông tin địa điểm, các nhà quảng cáo sẽ biết cách hướng đến những khách hàng tiềm năng.
Công nghệ thời đại mới chưa hẳn là sự đe dọa tức thì cho các công ty nói trên. Khách hàng vẫn sẽ tiếp tục mua PC, máy chủ và thiết bị mạng, đồng thời trả tiền cho các phần mềm doanh nghiệp, thuê những nhà tư vấn thông minh. Công nghệ chỉ là yếu tố kiềm chế cơ hội tăng trưởng.
Trong trường hợp này, Google lại là một ngoại lệ, nơi công nghệ mới dẫn đường cho cơ hội.

Nguồn: TTVN

Đào tạo SAP B1 tại Vietsoft

10 điều cần biết về ERP

Chuyên đề - Enterprise Resource Planning

Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp (DN) xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là: Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng phần mềm (PM) khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố 'Công ty chúng tôi dùng ERP' không?

1. ERP là gì?

Ý nghĩa của 3 từ ERP:

R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ PM, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN). Cụ thể là:
- Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác NL phục vụ cho DN.
- Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác NL của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng NL DN một cách chính xác, kịp thời.
Muốn biến NL thành TN, DN phải trải qua một thời kỳ 'lột xác', thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài DN, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn 'chuẩn hóa dữ liệu'. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.

P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng... Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho... Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.

Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.

ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là là PM quản lý tổng thể DN, cho phép DN tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

2. Khác biệt cơ bản của ERP so với việc duy trì nhiều PM quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp... Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các PM quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

4. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa! Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanh thực sự. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng – người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báo với khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

5. Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?

Để áp dụng đúng giải pháp ERP, bạn sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành công việc của họ. Và việc thay đổi như vậy không thể tránh việc ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Dĩ nhiên, nếu phương pháp điều hành công ty của bạn là hoàn toàn tốt (toàn bộ các đơn đặt hàng được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất của công ty bạn cao hơn các đối thủ khác, và khách hàng của bạn hoàn toàn hài long), trong trường hợp này thì không có lí do gì mà bạn phải quan tâm đến giải pháp ERP cả.

Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét  tiến hành giải pháp này trong bao lâu, trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần giải pháp này và làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các nhà cung ứng giảm đáng kể thời gian cung cấp các mô đun ERP. Quá trình triển khai nhanh chóng này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ không tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mới được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và ERP SaaS (như là toàn bộ nguồn nhân lực (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truy cập vào  các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay còn gọi là các ứng dụng ERP chia sẻ) bằng cách kết nối Web. Do phần mềm này không cần phải được cài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên thời gian triển khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng ERP theo yêu cầu.

6. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?

Bảy nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

• Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.

• Giảm lượng hàng tồn kho

Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

• Chuẩn hóa thông tin nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

• Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

• Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

• Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

• Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP.

Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.

7. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi? 

Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn biết trước các quy trình hiện tại liệu có phù hợp với gói ERP chuẩn trước khi ký hợp đồng và triển khai hệ thống ERP. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty từ bỏ những dự án ERP hàng triệu đô-la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được các quy trình kinh doanh chính của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: một là, họ có thể thay đổi quy trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hai là, họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quy trình kinh doanh hiện tại, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, phát sinh nhiều lỗi tiềm ẩn trong hệ thống và việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà cung cấp ERP sẽ khó khăn vì những phần tùy chỉnh (customization) và viết mới có thể không tương thích với phiên bản mới.

Cần phải nói là để đi đến được dự án ERP thì phạm vi và giá cả của dự án đủ để làm hầu hết các CFO bối rối. Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, sắp xếp lại các quy trình kinh doanh, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi thấy được những lợi ích mà ERP mang lại. Việc đánh giá chi phí đào tạo các quy trình mới cho người sử dụng có thể tạo ra các cú sốc, và vì thế có thể dẫ đến sự thất bại của việc xem xét yêu cầu tích hợp dữ liệu và chi phí mở rộng phần mềm để chỉnh sửa mẫu các báo cáo cũ. Một vài sơ sót trong việc dự trù ngân sách và hoạch định chiến lược có thể dẫn đến chi phí ERP tăng lên đột biến vượt ngoài tầm kiểm soát nhanh hơn nhưng sơ sót trong hoạch định chiến lược của những hệ thống thông tin khác. 

8. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền? 

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán tổng chi phí sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ tư vấn và các chi phí nhân sự nội bộ. Các con số TCO bao gồm cài đặt phần mềm và chi phí 2 năm đầu tiên, chi phí thực sự là bảo trì, nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những công ty có quy mô nhỏ, vừa và lớn theo nhiều ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô-la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô). Mặc dù thật khó để đưa ra con số chi phí chính xác từ nhiều loại công ty khác nhau và các kết quả ERP mang lại, Meta đi đến một thống kê chứng mình rằng hệ thống ERP là thật sự đắc đỏ nhưng sẽ không là vấn đề gì đối với những công ty vận dụng thành công hệ thống ERP.

9. Ngân sách cho ERP nên như thế nào?

Ở các thị trường phát triển, nơi hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng giải pháp CNTT trong quản lý, việc lập ngân sách tài chính cho IT hàng năm đã trở thành thông lệ. Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi DN phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc mở rộng và nâng cấp hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh số, DN thường quan tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, chính xác hơn là hệ số thu hồi vốn (ROI - Return On Investment). Sau bao lâu lợi nhuận sinh ra từ việc ứng dụng hệ thống ERP có thể bù được chi phí đầu tư cho hệ thống. Ở Việt Nam việc xác định đúng con số này không phải là chuyện đơn giản. Tuy vậy đây là bài toán đầu tư thông thường. Nếu doanh nghiệp xác định rõ được mục đích đầu tư và được cung cấp đầy đủ thông tin về các giải pháp, họ có thể dễ dàng lập được ngân sách thích ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể và hiện đại. Ở đây, ngoài nhà cung cấp giải pháp, nhà tư vấn triển khai đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách hàng xây dựng một lộ trình hợp lý cho việc triển khai hệ thống ERP, nói rộng hơn là một chiến lược CNTT cho doanh nghiệp.

10. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?

Bạn đừng mong cách mạng hóa việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ công ty hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay các đối tác. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng (và tổng cộng dự án là 31 tháng) sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP. Nhưng hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.