Vai trò của việc trao đổi thông tin trong bảo trì

Quản lý Bảo trì cần phải đảm bảo sự trao đổi thông tin bảo trì hiệu quả trong doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty thường bị xem nhẹ và bỏ sót. Chúng thường bị chuyển thành dạng báo cáo miệng. Mặc dù vậy, nó có chức năng quan trọng trong quản lý công tác bảo trì. Trao đổi thông tin là sợi dây kết nối thiết yếu giữa thông tin, ra quyết định và hành động.

Sơ đồ trao đổi thông tin trong bảo trì

Thông tin = sự tìm hiểu = các giác quan

Quyết định = sự phân tích = trí não

Hành động = sự can thiệp = sự tham gia

Sự trao đổi thông tin có thể dưới một số dạng:

1. Dạng truyền miệng thực chất dễ bị thất lạc, có thể bị thay đổi, và dễ bị sai lệch,
2. Dạng văn bản và/hoặc biểu đồ,
3. Thông qua các hệ thống CNTT chuyên dụng như phần mềm quản lý công tác bảo trì.

Nhân viên bảo trì có thiên hướng không thích trao đổi thông tin dưới dạng văn bản hay phần mềm. Điều đó giúp cho họ dễ lảng tránh hiệu lực thi hành và dễ dàng biện minh khi công tác bảo trì không được thực hiện đúng mức. Tất cả mọi người cần phải hiểu rằng sẽ không có sự can thiệp nào được thực hiện thành công nếu các câu hỏi sau đây không được trả lời:

Chính những điều này làm nên sự khác biệt của công tác bảo trì.

Bẩy câu hỏi và trả lời đã cho thấy rõ rằng dạng trao đổi thông tin bằng miệng là không thích hợp. Các dạng trao đổi bằng văn bản, hay phần mềm quản lý hoàn thiện sẽ có rất nhiều ưu điểm:

• Giúp cho người tham gia nhận biết được các trách nhiệm của mình.
• Giúp tránh được các sai lệch về thông tin, bỏ sót thông tin, các thay đổi không cần thiết, cũng như các nguyên nhân dẫn đến nhiều hành động trái ngược.
• Giúp phòng tránh những sự cố có thể xảy ra.
• Lưu trữ để tra cứu về sau.
• Giảm số lượng thông tin cần trao đổi đối với các hoạt động lặp đi lặp lại theo chu trình.

Nhằm tối ưu hóa những ưu điểm này và tạo điều kiện cho những người sử dụng, các tài liệu phải thỏa mãn các điều kiện: 

• Phù hợp với công ty-tham khảo những tài liệu của các công ty khác
• Số lượng văn bản phải phù hợp – Tránh sử dụng quá nhiều văn bản và biểu mẫu, trách trùng lặp.
• Cần được xây dựng theo hướng thuận tiện cho xử lý các dữ liệu,
• Phân biệt được các loại thông tin thu được.
• Cần rõ ràng, dễ đọc, logic và dễ sử dụng.

Xét về những điều này thì hệ thống phần mềm là thực hiện tốt hơn cả. Do các thông tin được lưu trữ lâu dài trên một hệ thống phần mềm quản lý diu, có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi bởi đúng những người có liên quan. Ngoài ra còn có đẩy đủ các thông tin về người lập hay chỉnh sửa thông tin, thời gian thực hiện nhằm giúp xác định chính xác trách nhiệm khi xảy ra sai sót. Bên cạnh đó có các form biểu mẫu sẵng cũng giúp cho việc ghi nhận trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.

Vietsoft là một đơn vị đi đầu trong việc cung cấp giải pháp quản lý thiết bị và bảo trì bằng hệ thống công nghệ thông tin hiện nay tại Việt Nam.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn, đang gặp khó khăn trong việc xây dựng 1 hệ thống quản lý bảo trì hiệu quả lâu dài xin liên hệ chúng tôi theo thông tin:

Điện thoại: 08.38 110 770

Email: sales@vietsoft.com.vn – huydq@vietsoft.com.vn

Website: vietsoft.com.vn