Một giải pháp ERP phù hợp nghĩa là có thể tối ưu hóa được các nhu cầu quản lý và vận hành của DN đó. Nhưng để có phần mềm (PM) phù hợp còn tùy thuộc vào việc DN đó có lựa chọn một cách khoa học không?
Bắt đầu từ đâu?
Thường thì khi muốn tìm một giải pháp CNTT chúng ta sẽ bắt đầu từ những trăn trở có thật trong công việc kinh doanh. Nói thì dễ nhưng không ít khách hàng khi gặp chúng tôi lần đầu đã không định nghĩa được lý do cụ thể để làm ERP. Nhiều doanh nghiệp (DN) đến với ERP với mục đích khá mơ hồ cho nên kết quả sau cùng của dự án cũng mơ hồ theo.
Mục đích của dự án nên được phân làm nhiều cấp, nhiều tầm khác nhau. Ban giám đốc (BGĐ) hoặc hội đồng quản trị (HĐQT) sẽ đưa ra các mục tiêu chiến lược, còn các phòng ban sẽ định nghĩa những yêu cầu cụ thể về qui trình quản lý của đơn vị mình. Mục đích dự án cần được căn cứ trên chiến lược phát triển DN (CLPTDN – Business Strategy), CLPTDN càng “dài hơi”, hệ thống ERP sẽ có cuộc sống hữu dụng càng lâu và càng thêm phức tạp khi chọn lựa và triển khai. Đối với các yêu cầu cụ thể cần phải dám chắc rằng những yêu cầu này sẽ thỏa mãn mục đích dự án ở những góc độ nào đó.
Thường thì trong giai đoạn này, lãnh đạo DN nên thành lập đội đánh giá PM ERP – tiền thân của đội triển khai ERP. Thành viên của đội đánh giá nhất thiết phải có đầy đủ đại diện các phòng ban.
Tiêu chí đánh giá và hệ số
Các tiêu chí đánh giá và hệ số là một trong những bí quyết để có thể đi đến quyết định chọn lựa nhanh chóng và công bình. Ngay sau khi đã hoàn tất những yêu cầu về chức năng, đội chọn PM phải đề ra phương pháp đánh giá dựa vào các tiêu chí nhất định, kèm theo hệ số lựa chọn (weight factor) cho mỗi tiêu chí.
Hệ số là thước đo mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Các hệ số này cần giữ bí mật cho đến khi kết thúc giai đoạn cho điểm. Việc thay đổi tiêu chí hoặc hệ số sau khi đã gửi hồ sơ mời thầu rất quan trọng. Chúng tôi đã tiếp xúc với nhiều DN loay hoay với quyết định chọn PM ERP gần 2 - 3 năm chỉ vì họ không có một lộ trình quyết định và những tiêu chí làm nền cho những quyết định đó.
Một số các tiêu chí quan trọng chọn ERP: khả năng triển khai tại đơn vị; tính ổn định của nhà cung cấp, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, mức độ hỗ trợ sau vận hành (từ xa qua Internet hay có nhân viên hỗ trợ tại chỗ), kinh phí triển khai, chi phí hỗ trợ thường niên, chi phí nâng cấp, các khách hàng hiện đang sử dụng v.v..
Phân tích hồ sơ thầu và cho điểm
Một qui trình chọn lựa khoa học và việc áp dụng chặt chẽ sẽ giúp DN có đuợc quyết định sáng suốt góp phần vào sự thành công của dự án sau này.
Hồ sơ thầu giải pháp ERP nên nêu rõ mô hình vận hành DN hiện tại và tương lai, để nhà cung cấp nắm bắt được nhu cầu quản lý của DN. Sau khi gửi hồ sơ mời thầu, DN sẽ nhận đuợc bản trả lời từ các nhà cung cấp giải pháp. Theo kinh nghiệm, các bản trả lời hồ sơ thầu của đối tác nước ngoài thường viết bằng tiếng Anh và khá dài. Còn bản trả lời từ các nhà cung cấp PM trong nước thì thường ngắn gọn và cô đọng nên DN khó có thể làm quen cặn kẽ với tất cả những “người bạn mới” trước khi quyết định.
Việc cho điểm PM cũng cần thống nhất trước giữa các thành viên trong nhóm chọn lựa. Đội ngũ tư vấn, nếu có, rất quan trọng trong giai đoạn này, họ có thể giúp làm sáng tỏ nhiều chi tiết trong các tính năng của giải pháp, chỉ ra được đâu là thông tin không chính xác hay chỉ có giá trị quảng cáo, nói quá. Nhóm tư vấn cũng có thể làm trọng tài nếu các thành viên trong đội dự án bất đồng ý kiến về một vấn đề nào đó.
Trên dây chúng tôi chỉ lược qua những điểm chủ yếu trong suốt qui trình chọn giải pháp ERP. Nhiều bước đi cần thiết khác như xem xét phương pháp triển khai (implementation methodology), đánh giá qui trình đào tạo và huấn luyện đội ngũ triển khai, đánh giá đội ngũ tư vấn triển khai, thương lượng hợp đồng cung cấp giải pháp không được đề cập đến trong bài viết này.
Tư vấn chọn ERP
Tư vấn là một dịch vụ cần thiết để có thể giải quyết một công việc mà DN không làm trong một thời gian dài – thường là những công việc mang tính chất chiến lược như khảo sát thị trường, thẩm định giá trị công ty, thiết kế sản phẩm mới, v.v... Chuyên viên tư vấn cần phải thuyết phục được tính độc lập và vô tư của công việc mình. Họ cần có kiến thức tổng quát và cập nhật về các PM ERP khác nhau, hiểu biết về ngành nghề của khách hàng và dĩ nhiên là có một phương pháp để giúp khách hàng đi đến những quyết định quan trọng.
Nhà tư vấn không chọn lựa ERP hộ cho DN, họ chỉ truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để gỡ rối, giúp đỡ hoặc khuyến cáo về những rủi ro cho DN khi cần thiết. DN chính là người quyết định. Chúng tôi đã từng cộng tác với nhiều công ty tốn nhiều thời gian và tiền của cho việc chọn lựa PM. Họ cùng thống nhất quan điểm rằng đây là cơ hội hiếm có để có thể rà soát các qui trình nghiệp vụ cho toàn công ty và học hỏi phương pháp, qui trình làm việc từ các giải pháp ERP tiên tiến.
DN cũng không nên sử dụng hồ sơ thầu của một DN khác ngành cho việc chọn lựa ERP. Vì hồ sơ thầu, kết quả của giai đoạn định nghĩa nhu cầu, mang tính đặc thù cho từng DN.
Quá nhiều dự án ERP đã triển khai ì ạch chính vì DN đã không khởi động dự án đúng hướng bằng cách đầu tư lựa chọn ERP kỹ lưỡng. Chúng tôi mong bài viết này sẽ ít nhiều giúp DN định hướng trong đầu tư về CNTT nói chung và ERP nói riêng.
