Dệt Đông Quang nâng cao năng suất & cải thiện hiệu quả kinh doanh với hệ thống ERP

Công ty Cổ phần Dệt Đông Quang, công ty đầu tiên trong hệ thống công ty Đông Quang, chuyên phân phối sợi cho thị trường Việt Nam được thành lập năm 1993 với trụ sở đặt tại Khu công nghiệp Hải Sơn, tỉnh Long An. Tính đến năm hết 2014, tổng quy mô của toàn công ty Đông Quang lên 500.000 sợi cọc, 20 máy OE, máy se TFO 136 máy, cung cấp ra thị trường 80.000 tấn sợi/năm. Năm 2014, công ty Đông Quang vinh dự được bình chọn là “Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam – Fast 500”.

Công ty Đông Quang ngày càng nhận thức rõ vai trò vô cùng thiết yếu và quan trọng mà CNTT có thể đưa lại cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể, từ năm 2008, định hướng CNTT của công ty dần rõ nét và quy hoạch hệ thống đã chuẩn hóa thông qua các mục tiêu cụ thể sau:

•  Năm 2008: hoàn thành Hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001:2008 nhận đánh giá từ DNV.

•  Từ năm 2009 – 2014: hoàn thành các hệ thống quản lý nguồn nhân lực:

• Hệ thống quản lý chất lượng sợi: Uster Tester 5.
• Hệ thống quản trị ERP
• Cũng trong quá trình này, Dệt Đông Quang hoàn thành quy hoạch tổng thể hạ tầng CNTT cho giai đoạn đến 2015, nâng cấp thành 1 hệ thống đáp ứng quy mô phát triển ứng dụng CNTT và đạt chuẩn về bảo mật – an toàn và vận hành hiệu quả.

Trước khi sử dụng giải pháp ERP, Đông Quang sử dụng các phần mềm kế toán trong nước. Đơn thuần chỉ phục vụ cho công tác hạch toán kế toán và kê khai nộp thuế theo chuẩn mực kế toán và pháp luật về thuế. 

Thời điểm này, hệ thống không đáp ứng được các nhu cầu phức hợp và thông tin gần như bị cô lập trong các phòng ban đặc thù, khó đem lại các tầm nhìn thông suốt để ra quyết định phù hợp. Các phòng ban và nhân viên nghiệp vụ cũng chưa có khái niệm về hệ thống quản trị ERP. Quy trình, thủ tục, phương pháp quản trị theo yêu cầu cá nhân, bộ phận nghiệp vụ hoặc giải quyết mang tính thời điểm chứ không theo quy trình tổng thể. Bản thân các phòng ban tồn tại xung đột lợi ích giữa các cá nhân, quản lý phòng ban, đơn vị và thiếu đồng bộ trong việc chia sẻ thông tin nắm giữ.

Do đặc thù kinh doanh biến động của ngành dệt may, Đông Quang quan tâm nhiều đến khả năng cung cấp thông tin an toàn, nhanh chóng đến các Đơn vị, Chi nhánh và Khách hàng thông qua việc triển khai hệ thống quản trị tài khoản, và cần có tầm nhìn thông suốt về các dòng tiền, nguyên liệu, kho bãi, nhân công trên toàn hệ thống. Cụ thể là cần phải kiểm soát được quy trình kiểm soát nội bộ của các phòng nghiệp vụ và trong toàn công ty. Ngoài ra, quy mô công ty lớn và phát triển nhanh cần phải quản trị dựa trên quy trình tạo được liên kết giữa các nghiệp vụ mang tính hệ thống và chuyên môn hóa.

Dựa trên những nhu cầu thực tế trên, Đông Quang đã quyết định triển khai các giải pháp ERP. Với quyết tâm cao của toàn thể ban điều hành và đội ngũ lãnh đạo, kèm cam kết hỗ trợ và đồng thuận hợp tác cao của các quản lý cấp trung và nhân viên nghiệp vụ, Đông Quang đã tiến hành triển khai giải pháp ERP từ tháng 7/2013 và hoàn tất trong 6 tháng. 

Hệ thống chính thức vận hành từ 01/2014. Hệ thống sau khi triển khai đã giúp thay đổi căn bản về quy trình thực hiện nghiệp vụ trong các phân hệ quản lý như mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất, kế toán… tại Đồng Quang. Hơn thế, hệ thống đã chuyển đổi và xử lý vượt trội về mặt hiệu quả quy trình, giúp thay đổi thói quen làm việc cục bộ dựa trên từng cá nhân, từng phòng ban, bộ phận sang sự phối hợp nhịp nhàng của các bước trong một quy trình nghiệp vụ.

Đơn vị triển khai ERP cho Đồng Quang chia sẻ  “Việc triển khai ERP nói chung và ERP tại một đơn vị Việt Nam thuần túy sẽ luôn gặp các thách thức và trở ngại. Cụ thể là việc thay đổi tư duy của khách hàng về sự khác biệt và giá trị mang lại của ERP với các phần mềm riêng lẻ hay phần mềm kế toán. Một hệ thống ERP khi triển khai và vận hành sẽ ít nhiều có tác động dẫn đến việc phải thay đổi quy trình quản lý, thay đổi thói quen trong suy nghĩ và vận hành của cả một tổ chức, xuyên suốt các phòng ban và từ cấp lãnh đạo quản lý cho tới nhân viên. 

Do vậy việc đưa ERP vào ứng dụng với Đông Quang, chúng tôi cùng với Ban lãnh đạo cấp cao của Đông Quang đã phải cân nhắc rất kỹ lưỡng trước khi thống nhất phương án triển khai để giảm thiểu sự tác động của sự thay đổi đối với việc vận hành sản xuất kinh doanh vẫn diễn ra liên tục của Đông Quang. Tầm nhìn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin có chiến lược và sự chuẩn bị bài bản là chìa khóa giúp Đông Quang tự tin đi trước đón đầu các cơ hội kinh doanh mới.”