Kinh nghiệm triển khai ERP – Kỳ 1: Phân hệ quản lý kho.

Quản lý kho hàng trong ERP bao gồm việc quản lý từ lúc xây dựng nên bộ mã của vật tư, hàng hóa cho đến việc quản lý những giao dịch phát sinh của vật tư, hàng hóa đó và hệ thống kho bãi cũng như các chính sách tồn trữ của nó. Phân hệ quản lý kho hàng là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của hệ thống ERP.

Các DN thường mong muốn phân hệ quản lý kho hàng (Inventory management) sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho của mình cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.

 1. Những tồn tại chính của quản lý kho hàng:

Tồn tại đầu tiên và cơ bản nhất trong việc quản lý kho hàng phải nói đến đó là bộ mã vật tư, hàng hóa. Việc xác định cách đặt bộ mã trong việc quản lý kho hàng là khó khăn đầu tiên gặp phải khi muốn đưa tất cả hàng hóa, vật tư vào quản lý một cách có hệ thống. Những thông tin thể hiện trên bộ mã như thế nào là vừa đủ mà không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã trở nên cồng kềnh, gây khó khăn trong việc thao tác, xử lý số liệu. Đây là vấn đề thường gây tranh cãi bởi mỗi phòng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa tất cả các nhu cầu đó lên bộ mã. Và cũng vì nhu cầu muốn đưa thông tin quản lý lên mã, khi có một nhu cầu quản lý mới phát sinh, cấu trúc bộ mã bị phá vỡ không còn thống nhất. Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng, vẫn xảy ra tình trạng sử dụng bộ mã không thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo nhiều mã trong hệ thống.

Việc bộ mã không thống nhất dẫn đến việc quản lý số liệu tồn kho gặp nhiều khó khăn, nhất là đối với các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn rộng. Doanh nghiệp sẽ không nhìn thấy được tình hình tồn kho tổng của cùng một loại mặt hàng bởi mặt hàng đó đang tồn tại dưới nhiều mã khác nhau.

Khó khăn tiếp theo là doanh nghiệp chưa thể nắm bắt được thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác và tức thời. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến khó khăn này, trong đó nguyên nhân chính là việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Do đâu việc ghi nhận này không được tức thời? Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ đến khi có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã vào kho và đã có thể đã xuất đi vào trong sản xuất. Cách làm này chỉ phù hợp với quản lý thủ công trước đây khi chưa có các hệ thống quản lý hỗ trợ. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác và tức thời ảnh hưởng đến rất nhiều công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, vật tư từ nơi này qua nơi khác tránh nơi cần thì thiếu mà nơi không cần thì thừa. Tất cả những điều đó dẫn đến doanh nghiệp không thể chủ động trong sản xuất kinh doanh, hoặc nắm bắt kịp thời cơ hội kinh doanh của mình.

 2. Phân hệ quản lý kho hàng trong ERP giúp đáp ứng các yêu cầu sau đây:

* Bộ mã vật tư, thành phẩm: thống nhất trên toàn hệ thống

* Số liệu tồn kho thể hiện tức thời ngay khi phát sinh thực tế

* Giảm vật tư tồn kho, đặc biệt nhận biết hàng tồn kho lâu để có hướng xử lý

 3. Các đặc điểm của quản lý kho hàng trong ERP:

a. Quản lý hệ thống kho

Hệ thống kho trong ERP phải được quản lý theo dạng đa cấp. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho nếu doanh nghiệp có nhu cầu quản lý về những giải pháp này.

b. Bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất

Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa. Cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn (gọi là segment) và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn là gì đều do người sử dụng tự định nghĩa. Tuy nhiên, điều quan trọng ở bước này là cần có người tư vấn để giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc phù hợp nhất và cần đưa những thông tin nào lên bộ mã.

c. Phân nhóm vật tư, hàng hóa nhiều chiều

Như đề cập ở phần các tồn tại của việc quản lý kho hàng, hầu hết các doanh nghiệp muốn chuyển tải các thông tin cần quản lý, thông tin phục vụ thống kê lên bộ mã gây khó khăn cho việc xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa thì với hệ thống ERP, một phần thông tin đó được chuyển vào quản lý trong khái niệm phân nhóm. Phân nhóm ở đây là phân nhóm vật tư, hàng hóa dưới nhiều góc độ quản lý. Ví dụ, cùng 1 mặt hàng, kế toán có nhu cầu phân nhóm theo nguồn gốc, phòng kinh doanh có nhu cầu phân nhóm theo mức độ tiêu thụ, bộ phận sản xuất lại phân nhóm theo góc độ của qui trình sản xuất. Với ERP, tất cả các nhu cầu phân loại khác nhau của từng phòng ban đều được đáp ứng thông qua việc phân nhóm này. Hiệu quả mang lại là không cần thể hiện các thông tin nhiều chiều như vậy lên bộ mã mà vẫn đảm bảo có thể thống kê, phân tích vật tư, hàng hóa phục vụ các mục đích thống kê khác nhau.

d. Lưu trữ một lượng khá lớn thông tin vật tư, hàng hóa

Ngoài các thông tin cơ bản được thể hiện trên bộ mã, ERP còn cho phép quản lý các thông tin về vật tư, hàng hóa mà không cần đưa lên bộ mã như:

* Thông tin vật lý: kích thước, trọng lượng, thể tích, …

* Thông tin liên quan đến mua hàng: thời gian mua hàng, nhận hàng có cần kiểm nghiệm hay không, …

* Thông tin liên quan sản xuất: thời gian sản xuất, …

* Đính kèm file: bản vẽ, thông số kỹ thuật, hình ảnh, cũng như bất kỳ tập tin nào liên quan cần quản lý.

* Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp

e. Hệ thống đơn vị tính qui đổi linh động

Đơn vị tính của hàng hóa khi nhập kho khác với khi xuất kho là điều bình thường. Vì thế, hệ thống ERP cho phép người sử dụng tự định nghĩa các đơn vị tính và công thức qui đổi giữa chúng.

f. Kiểm soát hàng tồn kho

Tùy theo từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp xác định mức độ kiểm soát tương ứng. Mặt hàng càng giá trị càng cần quản lý chi tiết và chặt chẽ hơn. ERP cung cấp các cách kiểm soát vật tư, hàng hóa như sau:

* Quản lý phiên bản: nếu cùng một mặt hàng nhưng có sự thay đổi nhỏ thì có thể dùng phiên bản của vật tư để theo dõi, tránh việc khai báo mã mới không cần thiết và cũng giữ được lịch sử thay đổi của mặt hàng.

* Quản lý theo lô: Dùng để nhận biết lô vật tư, hàng hóa nhập kho ngày nào, đơn hàng nào, nhà cung cấp nào. Khi cần quản lý chi tiết như trên thì nên áp dụng quản lý theo lô. Quản lý hàng hóa theo lô thì có thể tính được tuổi tồn kho của từng lô hàng.

* Quản lý theo số serial: là quản lý chi tiết hơn so với quản lý theo lô, quản lý đến đích danh từng mặt hàng cụ thể. Như vậy, đối với những mặt hàng nào giá trị lớn thì sẽ áp dụng cách quản lý này.

* Quản lý vị trí trong kho: hệ thống cho phép định nghĩa ra sơ đồ kho, phân khu vực tồn kho. Khu vực cần quản lý này linh động tùy theo khai báo của người sử dụng.

g. Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong ERP. Vấn đề quan trọng ở đây là nghiệp vụ phát sinh phải được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian mà còn mang tính kế thừa và kiểm soát bởi hầu hết các giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Ví dụ nhập kho mua hàng, thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa từ thông tin đơn hàng, vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do bất kỳ giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị nên tại bất cứ thời điểm nào, khi nhìn vào tồn kho, doanh nghiệp nhìn thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

Tính chính xác trong giao dịch kho thể hiện ở chỗ, nếu vô tình ghi nhận nhập xuất là sai thì người sử dụng chỉ có thể làm giao dịch điều chỉnh mà không được sửa đè lên dữ liệu cũ. Điều này giúp lãnh đạo có thể tin vào số liệu tồn kho của mình.

h. Nhiều phương pháp tính giá tồn kho

ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp mà lựa chọn cách tính giá phù hợp như FIFO, LIFO, giá bình quân (thời điểm hoặc theo kỳ), giá kế hoạch. Một khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn để bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có con số về giá trị tồn kho của mình.

i. Chính sách tồn trữ

Hệ thống quản lý tồn kho sẽ cho phép người quản lý thiết lập các chính sách tồn trữ cho kho, cho các mặt hàng tồn kho. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho các vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; đến khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu thì hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Còn đối với nguyên liệu nhập khẩu chẳng hạn, giá trị lớn và thời gian mua hàng dài, có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu. Các chính sách tồn trữ giúp bảo đảm lượng hàng tồn kho phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh cũng như không để lượng tồn nhiều không cần thiết.

j. Tích hợp với kế toán

Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, khi nhân viên thao tác nhập xuất kho chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng làm giảm tải cho kế toán , như vậy với ERP thì “tất cả mọi người đều làm kế toán”.

4. Những điểm lưu ý :

a. Lưu ý khi xây dựng bộ mã vật tư, hàng hóa

Vì ERP đã hỗ trợ lưu trữ rất nhiếu thông tin về 1 vật tư, hàng hóa, chính vì vậy, nên cân nhắc khi đưa quá nhiều yêu cầu quản lý thể hiện lên bộ mã. Bên cạnh đó, cấu trúc bộ mã là điều nên cân nhắc kỹ vì bộ mã là xương sống của hệ thống nên một khi đã xác định xong thì sau khi đưa vào sử dụng sẽ không thể thay đổi được cấu trúc này trừ khi phải làm lại hoàn toàn.

b. Ghi nhận ngay nghiệp vụ nhập xuất kho theo thực tế

Các giao dịch nhập, xuất hàng phải được ghi nhận vào hệ thống theo thực tế phát sinh bởi hai lý do: để thể hiện thông tin tức thời về tồn kho giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác thông tin tồn kho của mình, tránh gặp những trường hợp như hàng đã vào kho, sau đó đã xuất luôn đi sản xuất mà vẫn chưa thể hiện gì vào trong hệ thống; hai nữa là nếu không ghi nhận vào hệ thống thì các bước tiếp theo sau sẽ bị đình trệ và không xử lý tiếp được bởi vì đầu ra của bước này là đầu vào của bước tiếp theo sau.

5. Lời kết

Phân hệ quản lý kho hàng là một trong những phân hệ cốt lõi mà doanh nghiệp cần đầu tư nhiều công sức vào nền tảng ban đầu của nó là việc xây dựng bộ mã và tiếp theo sau đó là thay đổi các qui trình làm việc để phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới.