Kinh nghiệm triển khai ERP – Kỳ 2: phân hệ quản lý mua hàng.

Các DN thường mong muốn phân hệ quản lý mua sắm (purchasing management) sẽ giúp giảm bớt những sai sót trong việc đặt hàng, đồng thời thực hiện được đúng mục tiêu của quản lý mua sắm là “Mua đúng mặt hàng với đúng số lượng cần, đáp ứng đúng thời gian với giá cả hợp lý, chất lượng đảm bảo”.

Khái niệm “mua sắm” bao hàm tất cả các khoản phải mua/thuê của DN, từ việc mua các nguyên vật liệu đầu vào, mua tài sản, công cụ, dụng cụ… cũng như việc thuê/mua, vận chuyển, kho bãi, dịch vụ … đều nằm ở mảng mua sắm.

  

1. Những tồn tại của quản lý mua sắm

Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Căn bệnh dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua sắm tính toán, dự trù đã khiến DN không kiểm soát được khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua. Để biết được đúng số lượng thường đòi hỏi thông tin của nhiều bộ phận liên quan như các dự báo thị trường, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lượng tồn kho thực tế, lệnh sản xuất dở dang, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận về kho, … thì mới tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm. Không chỉ có vậy, việc kiểm soát tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chưa… Và cả vấn đề trùng lắp dữ liệu – như cùng một thông tin mua sắm do phòng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hoá đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó.

2. Mục tiêu của quản lý mua sắm trong ERP

Mục tiêu của phân hệ Quản lý mua sắm trong ERP là đáp ứng đúng mục tiêu của Quản lý mua sắm trên thực tế với 5 nguyên tắc như sau: 

a. Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hoá, vật tư vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng. 

b. Đúng số lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lượng tồn kho chậm luân chuyển không đáng có vì nó gây ra đọng vốn, tốn chi phí lưu kho hoặc có khi không cần sử dụng. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng… 

c. Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính. 

d. Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng… 

e. Thông tin chính xác: Giảm việc nhập các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.

3. Mua sắm là quy trình xuyên xuốt từ khi lập yêu cầu tới khi thanh toán.

Quản lý giá mua chặt chẽ

Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khi có yêu cầu mua sắm, có thể là từ bộ phận sản xuất đang thiếu nguyên vật liệu hoặc từ bộ phận bán hàng, hay có khi là từ yêu cầu mức dự trữ của kho hàng… những yêu cầu này cần được phê duyệt và gửi sang bộ phận quản lý mua sắm. Bộ phận mua sắm căn cứ yêu cầu có thể lập các bảng hỏi giá/ thư hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp phản hồi, thông tin hỏi giá sẽ được mang sang để lập bảng báo giá của nhà cung cấp trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý được bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt, cũng như khi mua sắm, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết được giá mua trên đơn hàng là có cơ sở. Trên một quy trình chuẩn như vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua được chặt chẽ.

4. Ví dụ Quy trình mua sắm:

a. Duyệt đơn hàng nhiều cấp

Việc chi tiền mua sắm luôn được quản lý một cách chặt chẽ trong mọi DN. Chính vì vậy mà rất nhiều DN đã phân cấp duyệt chi cho nhiều cấp quản lý khác nhau, từ trưởng phòng cho đến giám đốc, tổng giám đốc … tùy vào giá trị của đơn hàng. Hệ thống ERP sẽ đáp ứng được yêu cầu này và hơn thế nữa, hệ thống có khả năng đáp ứng một cách linh động, cho phép lựa chọn nhiều cấp phê duyệt, phê duyệt theo loại hàng, theo giá trị hợp đồng… và cho phép ủy quyền phê duyệt nếu người phê duyệt không trực tiếp tiến hành.

b. Đánh giá chất lượng cung ứng

Bộ phận kho sẽ quản lý quá trình nhận hàng. Hàng có thể về theo một đợt hoặc theo nhiều đợt khác nhau. Từ thông tin đơn hàng đã có, bộ phận kho có thể biết được dự kiến những lô hàng sắp về để chủ động chuẩn bị kho bãi nhận hàng. Khi hàng về, thông tin về hàng nhận từ phân hệ mua sắm chuyển sang kho giúp người nhận hàng đối chiếu được yêu cầu mua hàng và hàng nhận, cũng như không phải nhập liệu lại thông tin về mặt hàng. Một vấn đề cần lưu tâm là việc kiểm tra chất lượng hàng mua. Với chức năng này của hệ thống, DN có thể đánh giá được chất lượng cung ứng của các nhà cung cấp.

c. Kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận mua sắm

Khi nhận hóa đơn của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả cũng nhận được thông tin về đơn hàng, về phiếu nhập kho để đối chiếu ngay hóa đơn và đơn hàng, phiếu nhập ngay trên hệ thống. Với việc kiểm tra chéo này sẽ giúp việc quản lý thanh toán được chặt chẽ, đảm bảo không xác nhận thanh toán thừa (số lượng, giá trị), thanh toán sai với đơn hàng, phiếu nhập.

d. Quản lý tiến độ đơn hàng

Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin của những phân hệ làm tiếp theo sau đó. Vì vậy, khi kho nhận hàng, bộ phận mua sắm biết được tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng hàng cũng như biết được nhà cung cấp đã giao hóa đơn hay chưa nhờ số liệu của kế toán phải trả. Thế nên, ở mọi thời điểm, phòng mua sắm hay các bộ phận yêu cầu mua sắm đều biết được tiến độ đơn hàng của mình.

e. Quản lý hạn mức mua sắm và các dự chi trong tương lai

Lãnh đạo DN có thể khống chế việc chi tiêu không chỉ bằng các văn bản pháp lý thông thường mà các hệ thống ERP còn đáp ứng được yêu cầu này thông qua việc giao ngân sách cho từng khoản mục chi. Bất kì khoản mục chi nào bị kiểm soát ngân sách thì hệ thống sẽ không cho phép cập nhật giao dịch liên quan đến khoản mục chi đó nếu khoản mục đó vượt ngân sách cho phép. Tùy theo mức độ kiểm soát, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc từ chối cập nhật giao dịch cho đến khi các hạn mức ngân sách được điều chỉnh.

Song song với yêu cầu trên thì yêu cầu kiểm soát kế hoạch tài chính của DN cũng rất được quan tâm. Thông qua cơ chế tự động phát sinh các bút toán dự chi khi thực hiện các giao dịch mua sắm hóa dịch vụ, DN có thể dự báo trong tương lai các khoản phải chi đã cam kết (thông qua điều khoản thanh toán khi mua sắm) sẽ chủ động về kế hoạch thanh toán hay nói khác đi là dự báo được kế hoạch nguồn vốn để chủ động sản xuất kinh doanh.

f. Hỗ trợ nhiều hình thức mua khác nhau

Hệ thống ERP sẽ hỗ trợ nhiều hình thức mua sắm khác nhau của DN, ký kết hợp đồng khung và mua nhiều lần… Bên cạnh đó, hệ thống cần quản lý được nhà cung cấp với nhiều thông tin và theo đa dạng cấp như một tập đoàn với nhiều công ty con, nhiều chi nhánh. Đồng thời hệ thống còn hỗ trợ đa tiền tệ trong giao dịch.

5. Những điểm cần lưu ý:

a. Không nên làm tắt quy trình.

Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của sản xuất, có thể khi mua sắm, các doanh nghiệp thường nhận hàng trước và lập Đơn hàng sau, thậm chí có khi hàng nhận về kho rồi, đã đưa vào trong sản xuất nhưng Đơn hàng thì chưa lập. Tình huống này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể quản lý được việc mua sắm và hàng tồn kho của mình và đương nhiên máy tính cũng không kiểm soát được quy trình như thế.

b. Ghi nhận hàng về kho ngay

Thông thường kế toán phải đợi có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống. Cách làm như vậy chỉ phù hợp quản lý thủ công vì giúp dễ đối chiếu giữa hàng nhận và hóa đơn, tuy nhiên sẽ không thể hiện được đúng số liệu tồn kho của doanh nghiệp. Khi sử dụng ERP, điều này phải thay đổi hoàn toàn, bất kể có hóa đơn hay chưa thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải được ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực. Hóa đơn về sau sẽ được ghi nhận sau và hệ thống hỗ trợ việc đối chiếu. Lúc này doanh nghiệp quản lý được đâu là hàng nhập kho đã có hóa đơn, đâu là hàng nhập kho chưa có hóa đơn.

c. Vấn đề liên thông dữ liệu

Thông tin của mua sắm sẽ làm cơ sở cho các nghiệp vụ tiếp theo sau ban đầu cũng gây lo lắng cho người sử dụng vì thói quen tự mình nhập lấy phần dữ liệu của mình thì cảm thấy chắc chắn hơn và sau đó mua sắm, kho, kế toán sẽ có bước cùng đối chiếu lại thì mới phát hiện ra sai sót. Thực tế, người sử dụng cần biết biết rằng một người nhập và những người khác sử dụng lại không phải là không có sự kiểm soát, mà sự kiểm soát, đối chiếu đó diễn ra liên tục mỗi khi người phía sau làm tiếp quy trình của người phía trước, vì vậy sai sót được phát hiện kịp thời hơn mà không phải chờ đến cuối kỳ các bên liên quan mới cùng ngồi lại đối chiếu, vừa mất thời gian và công sức mà trong kỳ thì không thể có số liệu chính xác có thể tin được.

d. Nhìn nhận quy trình phê duyệt theo thực tế

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm, đơn hàng phải linh động và hợp lý với điều kiện thực tế của doanh nghiệp bởi vì hệ thống quản lý quá trình này rất chặt chẽ nên trong thực tế triển khai nếu doanh nghiệp chưa thực sự sẵn sàng và tuân thủ theo quy trình phê duyệt đa cấp thì cần tổ chức một quy trình phê duyệt trên hệ thống đơn giản và hợp lý với nguồn lực của doanh nghiệp. Nếu không chú ý vấn đề này khi triển khai thì chính quy trình phê duyệt làm ngưng trệ cả quy trình do các bước sau muốn thực hiện thì bước trước phải được phê duyệt nhưng do hạn chế về cơ sở hạ tầng thông tin cũng như nguồn lực mà không thể thực hiện quá trình phê duyệt một cách nhịp nhàng và đáp ứng tính tức thời của nghiệp vụ.

6. Lời kết

Triển khai ERP nói chung và triển khai phân hệ quản lý mua sắm nói riêng cần phải có sự hợp tác chặc chẽ của cả hai bên để đưa giải pháp thực hiện tối ưu , đồng thời doanh nghiệp cũng phải chấp nhận thay đổi theo quy trình mới thì lúc đó doanh nghiệp mới thật sự khai thác hết được khả năng của hệ thống. 

(Theo FPT ERP)