Chi phí cho việc triển khai ERP

Thông thường chi phí cho một quá trình triển khai một hệ thống ERP nói chung và SAP Business One nói riêng thường gồm 2 nhóm chi phí chính: Chi phí cho phần mềm và chi phí triển khai. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà thường có thể có thêm các khoảng chi phí cho việc bảo trì và hạ tầng ứng dụng CNTT (phần cứng, hạ tầng mạng). 

Trong đó, chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu luôn nằm ở phần triển khai. Vì vậy, việc tính toán, xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

Chi phí phần mềm

Chi phí Phần mềm (license cost) thường bao gồm: bản quyền phần mềm ERP và các PM liên quan khác. Thông thường chi phí phần mềm được tính theo các phân hệ (modules) và theo số người sử dụng (users).

Về khái niệm người sử dụng, không nhất thiết phải gắn với số người sử dụng vật lý. Các hãng nước ngoài thường quy về khái niệm người sử dụng đồng thời (concurent user). Do đó, việc xác định số lượng người sử dụng một cách đúng đắn sẽ đem lại một khoản tiết kiệm không nhỏ cho DN.
Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, DN phải mua bản quyền các PM khác, như hệ điều hành; hệ cơ sở dữ liệu (CSDL) và các ứng dụng bảo mật. Các PM này DN có thể xác định mua hoặc không mua ngay cùng với việc triển khai, tùy thuộc vào việc tư vấn.

Chi phí triển khai

Thường chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí dành cho ERP, lớn hơn từ 1-5 lần so với chi phí bản quyền PM ERP. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành... Kinh phí này được xác định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển khai. Ở nước ngoài, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời gian sẽ thực tính trên thời gian của DN. Tuy nhiên, ở VN, các nhà tư vấn triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp DN nếu mất nhiều thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD. 

Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai

Thông thường là chi phí cho hoạt động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu ERP. Tùy vào quy mô và nhận thức của DN mà các hạng mục này có hoặc không có trong tổng chi phí dành cho ERP. Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này nên đưa vào vì nó giúp DN vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa hiệu quả ứng dụng ERP.

Đối với dự án ERP quy mô lớn, DN nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công nhân với số ngày làm việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn vị. 
Sau khi PM ERP chính thức vận hành, DN vẫn cần phải duy trì các hoạt động hỗ trợ hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi, nhất là năm đầu tiên. Tùy theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25 % 

Ngoài ra, DN cũng nên chú ý tới các khoản phí đi kèm như chi phí trả cho nhân viên tham gia (bao gồm cả tuyển mới và làm thêm giờ), các khoản phụ phí phát sinh cho môi trường triển khai ERP (địa điểm, trang thiết bị...)

Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng

Phần cứng song hành với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện... Tuy nhiên, về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho hoạt động của DN như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung (file server)...

Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung, nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm. Các PM ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của PM ERP mà chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống.
Đối với hạ tầng mạng, nếu DN đã có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này không cần phải tính đến. Hiện nay, DN có thể khai thác môi trường Internet như một mạng WAN cho DN với chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của mình.

Các chú ý khác

Giá rẻ ban đầu, quyết toán tăng gấp bội: Đánh vào tâm lý "ham rẻ”, nhiều đơn vị triển khai thường đưa ra giá chào rất thấp, thậm chí là không lấy tiền khi chưa triển khai xong. Điều này khiến DN lầm tưởng là chỉ phải bỏ ít chi phí là có được hiệu quả cần thiết. Trong nhiều trường hợp, DN mua PM rẻ và chỉ ứng dụng trong thời gian ngắn rồi phải nâng cấp thì tổng chi phí của hai lần ứng dụng có thể lớn hơn nhiều so với việc ứng dụng một lần ngay từ đầu.

Lịch thanh toán: các đơn vị tư vấn triển khai thường đưa ra lịch thanh toán hợp lý để tránh việc DN phải thanh toán cả "đống" tiền trong một lần. Lịch này sẽ xác định thời điểm nào cần chi khoản nào. Điều đó giúp DN cân đối được dòng tiền và kiểm soát tốt hơn ngân sách dành cho ứng dụng CNTT. 

Chi phí cho quản lý thay đổi: Khi xác lập quy trình tác nghiệp DN theo hệ thống ERP, không loại trừ trường hợp DN phải thay đổi cơ cấu, thêm/bớt nhân sự... Những thay đổi đó sẽ làm phát sinh những khoản chi phí không nhỏ của DN... Nếu đơn vị tư vấn triển khai có nhiều kinh nghiệm thì việc tư vấn quản lý thay đổi sẽ được xác định ngay từ đầu. 

Lời kết

Triển khai ERP là một quá trình phức tạp và không dễ dàng. Chính việc chia lịch trình triển khai rõ ràng sẽ giúp DN kiểm soát tốt các khoản chi phí của mình. Bên cạnh đó, DN cũng nên có một khoản ngân sách dự phòng tối thiểu dành cho các vấn đề phát sinh không lường trước.