Hệ thống phầm mềm hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành 1 thuật ngữ thông dụng
với doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây. Có thể nói đây là xu thế tất
yếu khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động.
Tuy nhiên, triển khai hệ
thống ERP cho doanh nghiệp luôn đòi hỏi dành nhiều thời gian, công sức và đầu
tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban
lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận lợi của ERP.
1. Giá cả
Đây là có lẽ là vấn đề đầu tiên
các doanh nghiệp quan tâm và cũng là cản trở dễ thấy nhất. Các hệ thống ERP có
lịch sử và bề dày thành công trên thế giới đều rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư
vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương
đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà
tư vấn triển khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự
án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao. Đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt
nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP có
chất lượng cao rẻ nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây không
phải là 1 món đầu tư nhỏ đối với doanh nghiệp. Hiện nay giá cả có thể là rào
cản lớn nhất.
Song, đó là câu chuyện của các
doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp chưa có nhu cầu thực sự vì hệ thống
hiện tại của họ vẫn đáp ứng tốt với quy mô kinh doanh của công ty. Chỉ khi hệ
thống không thể đáp ứng được nhu cầu, gây ra lỗi hoặc thậm chí thất thoát, lúc
đó công ty sẽ biết được đã đến lúc đổi sang 1 hệ thống mới. (Tham khảo thêm bài
viết How To Know It’s Time For A New ERP System) Nếu không thì các hệ thống ERP
ở Việt Nam sản xuất vẫn là 1 ưu tiên hàng đầu với họ.
Đối với doanh nghiệp lớn, câu chuyện
lại hoàn toàn khác hẳn. Giá cả của 1 hệ thống ERP có lẽ đắt thật, nhưng doanh
nghiệp lớn hoàn toàn có khả năng chi trả, và giá của hệ thống ERP này cũng chưa
bằng các thất thoát vô cùng lớn của công ty. Nếu hệ thống hiện tại gặp trục
trặc và gây ra ngưng trệ, thậm chí sai sót, hơn ai hết, ban lãnh đạo công ty
biết rằng các ‘chi phí chìm’ (sunk cost) ngốn rất nhiều doanh thu. Nếu không có
1 hệ thống tốt, chẳng mấy chốc mà doanh thu không bù nỗi chi phí, lợi nhuận sẽ
bị thay thế bằng thua lỗ. ERP là giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có
tầm nhìn xa.
2. Khác biệt về hệ thống kế toán
Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm
Điều thứ hai các doanh nghiệp
thường cân nhắc là hệ thống kế toán. Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một
module quan trọng là module kế toán tổng hợp. Thường thì module kế toán nhận
rất nhiều dữ liệu từ các modules khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán
tự động.
Điều các doanh nghiệp lo lắng là
sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các quy trình xử lý và
quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển,
phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh... giữa chuẩn kế toán Việt Nam
và kế toán trên phần mềm. Băn khoăn này sẽ được các nhà tư vấn triển khai
(provider, vendor) loại bỏ. Họ sẽ đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau
khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ
triển khai.
3. Trình độ của nhà tư vấn, triển
khai sản phẩm ERP
ERP là phần mềm rất lớn và phức
tạp. Nắm được các chi tiết về cách xử sự của phần mềm trong các chức năng và
các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn. Biến đổi phần mềm sao cho phù
hợp với những yêu cầu nảy sinh hoặc áp vào một doanh nghiệp đặc biệt nào đó lại
càng khó khăn hơn. Vì vậy, thông thường nhà cung cấp hệ thống ERP sẽ cung cấp
luôn những tư vấn, triển khai cho doanh nghiệp. Tương tự với vấn đề tương thích
của kế toán Việt Nam và kế toán phần mềm, nhà cung cấp hệ thống ERP sẽ có dịch
vụ tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu và bản chất của doanh nghiệp. Điều này sẽ
tạo khó khăn rất lớn khi bắt buộc phải thay đổi một số quy trình hoạt động cơ
bản hoặc nền tảng nào đó trong hệ thống.
Để làm được điều này, các nhà tư
vấn triển khai các sản phẩm ERP cần phải có trình độ nghiệp vụ và tin học rất
cao. Vì vậy khi triển khai ERP, đôi khi doanh nghiệp phải thay đổi chính mình
để phù hợp với phần mềm. Điều này đôi khi tốt cho doanh nghiệp vì có thể đưa
vào doanh nghiệp các quy trình quản lý mới nhưng cũng nhiều khi gây khó khăn
rất nhiều cho doanh nghiệp không phù hợp với thói quen, cách tổ chức công
việc... Vì vậy, để tìm được nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp có trình độ mới
chính là yếu tố tiên quyết để tận dụng tối đa đầu tư vào ERP chứ không phải là
giá cả.
Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam
chỉ mơ hồ rằng "Cần phải tin học hoá doanh nghiệp", hoặc đi theo trào
lưu hội nhập nên sốt sắng trong việc nâng cấp hệ thống quản lý của mình bằng
việc mua phần mềm ERP. Trong khi ERP thực sự là một hệ thống phức tạp có nhiều
khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển
khai. Thực tế, các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đang có nhu cầu nhiều hơn về
dịch vụ tư vấn ERP. Hiện tại trong lĩnh vực này thì "cung" đang thấp
hơn nhiều so với "cầu" vì không có nhiều công ty hoạt động chuyên
nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn
trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.
(theo Thanh Le)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét