Bạn có biết cảm giác khó chịu khi không thể tìm thấy chìa khóa xe khi cần đi ra ngoài ? cảm giác khó chịu khi cần tìm một viên pin thay thế cho chiếc remove TV trong nhà mà không thấy ? Đó cũng chính là cảm giác của nhân viên bảo trì của bạn khi họ không tìm được đủ vật tư cần thiết cho công tác bảo trì bảo dưỡng tài sản mà họ phải thực hiện. Khi đó, công tác bảo trì bảo dưỡng sẽ bị kéo dài hàng tuần, thậm chí hàng tháng để tìm được vật tư cần thiết.
Nếu vì không tìm được vật tư phụ tùng cần thiết, nhân viên bảo trì thường có xu hướng đẩy nhanh tiến độ công tác bảo trì bảo dưỡng bằng việc sử dụng các vật tư phụ tùng không phù hợp, vấn đề sẽ không thực sự được giải quyết hoàn toàn, dù sau đó thiết bị tài sản sẽ hoạt động trở lại bình thường thì sau một thời gian ngắn sử dụng vẫn sẽ dẫn đến nhiều hỏng hóc mới, nhiều yêu cầu bảo trì bảo dưỡng mới.
Theo chuẩn mực quản lý tồn kho vật tư phụ tùng, quản lý tồn kho tốt là luôn đảm bảo lượng vật tư phụ tùng luôn duy trì đủ số lượng, đúng nơi, đúng thời điểm và đúng chi phí.
Để làm được điều đó đòi hỏi rất nhiều khó khan cho bộ phận bảo trì và quản lý tồn kho vật tư. Nhưng khi một doanh nghiệp đã triển khai giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS bao gồm module quản lý tồn kho vật tư phụ tùng như giải pháp Vietsoft Ecomaint thì vấn đề này sẽ trở nên đơn giản hơn gấp nhiều lần.
Cung cấp các báo cáo chính xác về vật tư phụ tùng tồn kho
Thông qua module quản lý tồn kho vật tư phụ tùng bảo trì bảo dưỡng, cho phép nhân viên bảo trì dễ dàng truy cập được nhiều thông tin:
- Số lượng tồn kho hiện tại
- Vị trí tồn kho
- Thông tin nhà cung cấp
- Ngày mua hàng & nhập kho vật tư
- Lịch sử sử dụng vật tư phụ tùng
- Giá cả
- Số seri và số lô sản xuất
- Thông tin bảo hành.
Công cụ đánh giá lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả
Thông qua các báo cáo về lịch sử sử dụng, giá cả, nhà cung cấp vật tư phụ tùng sẽ cho phép nhân viên bảo trì dễ dàng xác định được tuổi thọ một loại vật tư từ khi nó bắt đầu được thay thế sử dụng cho đến khi bị hỏng hóc trở lại thông qua việc theo dõi các dữ liệu này, từ đó giúp họ đưa ra những đánh giá, so sánh về chất lượng, giá cả các loại vật tư giữa những nhà cung cấp và dễ dàng chọn ra những nhà cung cấp vật tư phụ tùng tốt nhất
Ngưỡng tùy chỉnh cung cấp đúng số lượng vào đúng thời điểm
Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp và những vật tư phù hợp với nhu cầu sử dụng, nhân viên quản lý tồn kho vật tư phụ tùng cần xác định chính xác số lượng vật tư phụ tùng tồn kho cần thiết. Sao cho nhân viên bảo trì luôn đủ lượng vật tư phụ tùng sử dụng khi cần đến, tránh tình trạng kéo dài thời gian sửa chữa do chờ vật tư. Nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo sẽ không quá nhiều, làm gia tăng chi phí sửa chữa bảo dưỡng tài sản cũng như tốn không gia tồn trữ. Nhất là với một số loại vật tư, phụ tùng dễ xuống cấp theo thời gian, việc tồn trữ quá nhiều sẽ gây lãng phí và không đảm bảo được chất lượng vật tư khi cần sử dụng.
Số lượng vật tư tồn kho tối thiểu cho công tác bảo trì bảo dưỡng tài sản được gọi là ngưỡng an toàn. Việc xác định đúng ngưỡng này là một vấn đề rất quan trọng. Bằng cách tồn kho đúng ngưỡng an toàn, sẽ giúp bạn giải quyết được tất cả vấn đề kể trên.
Nhiều khách hàng của Vietsoft sau khi triển khai giải pháp CMMS và điều chỉnh lại lượng tồn kho phụ tùng vật tư theo ngưỡng tồn kho an toàn do phần mềm đề ra, đã nhanh chóng thấy được lợi ích mà module này mang lại. Trước đây nhiều khách hàng của chúng tôi thường tự nhủ: “chúng tôi luôn mua dư phụ tùng tồn kho, chúng vẫn ở đấy và sẵn sàng khi chúng tôi cần sử dụng, vậy là ổn, chúng tôi không gặp vấn đề gì với việc quản lý phụ tùng vật tư cả”. Nhưng sau khi sử dụng module quản lý tồn kho của chúng tôi, khách hàng đã nhanh chóng thấy được việc cắt giảm đáng kể chi phí thu mua vật tư, giảm lượng vật tư trong kho mà hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến hiệu quả sử dụng vật tư phụ tùng. Đồng thời, thông qua việc xác định ngưỡng an toàn cho từng loại vật tư phụ tùng sẽ cho phép phần mềm tự động nhắc nhở hoặc tự động tạo đề xuất mua vật tư khi lượng tồn kho của loại vật tư này giảm xuống dưới ngưỡng an toàn. Ngưỡng an toàn sẽ được thiết lập dựa trên việc phân tích lịch sử sử dụng vật tư, mức tồn kho vật tư hiện tại.
Theo dõi sử dụng vật tư phụ thùng theo thời gian thực
Không giống như các hệ thống quản lý tồn kho vật tư phụ tùng truyền thống được quản lý dựa trên sổ sách, bảng tính hoặc các giải pháp phần mềm văn phòng Microsoft office, module quản lý tồn kho vật tư phụ tùng của phần mềm CMMS sẽ cung cấp các dữ liệu sử dụng vật tư theo thời gian thực, thông qua cơ chế cho phép nhân viên bảo trì truy cập dữ liệu trung tâm mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị di động như laptop, tablet hay smartphone khi kết nối mạng internet. Phần mềm liên kết tất cả người dùng, đảm bảo họ luôn truy cập vào cùng 1 cơ sở thông tin tại cùng thời điểm, do đó đảm bảo tính đồng nhất và cập nhật chính xác của thông tin sử dụng vật tư phụ tùng.
Hàng tồn kho được sắp xếp hợp lý
Việc ứng dụng module quản lý tồn kho phụ tùng của phần mềm CMMS cũng sẽ giúp bạn sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học hơn. Để dễ hình dung, hãy tưởng tượng tồn kho vật tư phụ tùng giống như việc xếp đặt quần áo trong tủ của bạn vậy. Những bộ trang phục dạ tiệc đắt tiền nhưng ít khi sử dụng thường được đặt ở phía sau những bộ trang phục thường ngày, hoặc tùy theo mùa mà loại trang phục phù hợp với thời tiết của mùa đó sẽ được ưu tiên đặt ở nơi bạn dễ tìm thấy và sử dụng. Cũng như vậy, khi bố trí tồn kho vật tư phụ tùng, đối với những vật tư phụ tùng thường xuyên sử dụng cho công tác bảo trì định kì (chẳng hạn như: Dầu bôi trơn) thì nên được đặt ngoài cùng nơi dễ tìm thấy và sử dụng. Ngược lại với những vật tư phụ tùng đắt tiền thường có tuổi thọ cao, ít thay thế chúng ta có thể cất ở sâu bên trong kho, nơi đảm bảo nó ít bị tác động dẫn đến giảm chất lượng trước khi được đưa vào sử dụng.
Đề giúp các khách hàng có thể bố trí tồn kho vật tư phụ tùng một cách khoa học nhất, thông thường Vietsoft sẽ luôn có những khóa đào tạo cách thức tổ chức và quản lý tồn kho vật tư phụ tùng miễn phí cho các khách hàng của mình. Thông qua các chương trình đào tạo, người dủng sẽ được cung cấp đầy đủ kiến thức về các kỹ năng quản lý tồn kho vật tư phụ tùng, cũng như biết cách vận dụng module quản lý tồn kho vật tư phụ tùng một cách hiệu quả nhất cho công việc thực tiễn.
Không khó để tính năng của module quản lý vật tư phụ tùng từ phần mềm CMMS sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền như thế nào. Quản lý tồn kho vật tư phụ tùng tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được thời gian bảo trì, sửa chữa tài sản máy móc thiết bị. Chọn được nhà cung cấp vật tư tốt giúp đảm bảo chất lượng vật tư phụ tùng, tăng tuổi thọ sử dụng. Ngưỡng bảo trì an toàn kết hợp cùng hệ thống cảnh báo tự động giúp bạn giảm chi phí mua vật tư, nhưng vẫn luôn có đủ vật tư sử dụng khi bạn cần đến. Từ đó giúp bạn không phải mất thêm chi phí giao hàng nhanh vì cần gấp vật tư phụ tùng. Thời gian giao hàng của nhà cung cấp cũng sẽ được lưu trữ trong hệ thống phần mềm
Tự động duy trì mức tồn kho có nghĩa là bạn đã có thứ bạn cần khi bạn cần. Cảnh báo ngưỡng tùy chỉnh có nghĩa là không bao giờ phải trả thêm tiền cho giao hàng vội vàng. Thời gian giao hàng của nhà cung cấp được lưu trữ trong phần mềm, vì vậy bạn có thể đặt hàng trước thời hạn và chọn vận chuyển tiết kiệm nhất. Và bởi vì bạn không bao giờ mang nhiều hơn bạn cần, bạn không bị mắc kẹt với chi phí chăm sóc hàng tồn kho, hy vọng nó không trở nên vô dụng, hoặc bị mất hoặc bị đánh cắp trước khi bạn có thể sử dụng nó.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét