Quản lý khách hàng bằng phân hệ CRM trong phần mềm ERP hay Excel ?

Dưới góc độ quản lý doanh nghiệp, bất kỳ công cụ quản lý khách hàng nào cũng có những ưu nhược điểm riêng. Chúng ta nên quản lý khách hàng bằng excel hay thông qua hệ thống ERP ? Bài viết này sẽ giúp các nhà quản lý tìm hiểu và đưa ra câu trả lời phù hợp.

Không thể phủ nhận các lợi ích mà Excel đem lại cho khâu quản lý doanh nghiệp tại các công ty vừa và nhỏ. Ở Việt Nam, Excel không đơn thuần chỉ là bảng tính mà được biến hóa thành công cụ đa năng. Excel được xem như ứng dụng quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý kế toán tài chính… khá đa nhiệm và cũng vô cùng đơn giản, thân thiện. Điều tuyệt vời hơn là so với những phần mềm ERP vốn đòi hỏi vốn đầu tư cao để xây dựng 1 hệ thống thông tin xuyên suốt, hoàn chỉnh thì Excel lại hoàn toàn có thể crack để sử dụng miễn phí. Và tất nhiên, công cụ này đa số được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ với những nhu cầu tác nghiệp đơn giản. Người dùng chỉ cần thao tác thành thạo các hàm, công thức tính toán đã có thể xây dựng một phần mềm quản lý doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, Excel cũng có nhiều hạn chế so với một phân hệ CRM hoàn chỉnh trên ERP như :

-     Khó phân loại khách hàng và cập nhật tiến trình chăm sóc.

-     Excel bảo mật kém, dễ rò rỉ thông tin khách hàng.

-     Khó khăn trong tính năng phân quyền hệ thống. Doanh nghiệp sẽ khó quản lý khi có nhiều người dụng.

-     Mất nhiều thời gian. Đây là cách quản lý thủ công.

-     Không thể nhắc nhở, lên kế hoạch chăm sóc, lịch hẹn, lịch làm việc hay giao việc từ cấp quản lý xuống cấp nhân viên.

-     Yêu cầu phải thành thạo các hàm, công thức, bộ lọc…rất khó khăn và phức tạp với người sử dụng.

-     Không có khả năng tích hợp với các phần mềm, công cụ khác như: chat nội bộ, google map, analytics, mailchimp,….

Excel là công cụ thủ công để quản lý thông tin khách hàng. Tất nhiên, là một người dùng, bạn hoàn toàn có thể tạo ra các bảng tính tuyệt với để quản lý khách hàng nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian và thao tác khá phức tạp để thể hiện đầy đủ những thông tin về mối quan hệ, lịch sử giao dịch cũng như các chi tiết nhỏ nhưng lại rất quan trọng để giúp bạn trở nên mật thiết hơn với khách hàng của mình. 

 Hãy hình dung như sau: sử dụng excel tức là bạn đang đi bộ, sử dụng phần mềm CRM tức là bạn đã bắt đầu chuyển sang việc vận hành ô tô và khi dùng một module CRM trong một phần mềm ERP cũng giống như việc di chuyển tiện lợi nhanh chóng trên 1 hệ thống tàu điện siêu tốc vậy, chỉ cần ngồi và thưởng thức mọi việc được tối ưu hóa đến mức tốt nhất. Dù bạn chọn phương tiện nào, bạn đều sẽ tới đích nhưng điều quan trọng là bạn sẽ đi trong bao lâu và hiệu quả chuyến đi như thế nào.

Có 1 câu nói rất hay của bạn Huyền Dương Dương- quản lý của công ty Groovyware đã chia sẻ như sau : “Một nhà thiết kế đồ họa sẽ không sử dụng Word để vẽ ra một hình logo, cũng như một nhân viên kế toán sẽ không sử dụng bút và giấy để quản lý sổ cái của công ty. Vậy tại sao rất nhiều Chuyên gia về Sales và Marketing vẫn còn sử dụng Excel để quản lý chăm sóc khách hàng của mình?"

Sự lựa chọn là ở bạn, hãy là nhà quản lý thông thái!