ERP và chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act)

ERP không chỉ là công cụ phần mềm mà là một chiến lược phát triển. Hệ thống ERP giúp đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, tính ổn định và mức độ hiệu quả của doanh nghiệp trong nỗ lực làm hài lòng các đối tượng mà doanh nghiệp phục vụ. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu Thông tin ngày càng đa dạng với yêu cầu chính xác-kịp thời ngày càng cao, các thông tin cần thiết được thu thập, lưu trữ, xử lý và sử dụng hiệu quả nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

So với thời gian trước đây, khi doanh nghiệp (DN) quan tâm tìm mua một hệ thống gọi là  ERP (Enterprise Resource Planning), họ thường có khuynh hướng chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm có chức năng (Form) nhập liệu và in ra những mẫu báo cáo hàng ngày thay vì làm bằng excel, chẳng hạn bộ phận kế toán cần phần mềm để xuất ra báo cáo thuế, in ra báo cáo quản trị trình sếp, bộ phận nhân sự cần phần mềm để châm công, tính lương và in ra mẫu bảo hiểm xã hội…

Hiện nay khi thông tin về ERP trở nên phổ biến, doanh nghiệp hiểu về hệ thống ERP rõ hơn, ERP không chỉ là một công cụ, ERP là chiến lược phát triển doanh nghiệp.  ERP giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động của chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), bao gồm Hoạch định hoạt động, Sản xuất kinh doanh, Theo dõi, đánh giá và đo lường, Khắc phục và phòng ngừa. Cụ thể giải pháp ERP giúp doanh nghiệp:

• Chuẩn hóa quy trình hoạt động
• Kiểm soát hoạt động tất cả phòng ban, ngăn chặn các rũi ro.
• Và đặt biệt là việc giúp hoạch định trong doanh nghiệp.

1. Chuẩn hóa quy trình hoạt đông

Để vận hành được hệ thống ERP trước tiên doanh nghiệp phải xác định cơ cấu tổ chức, cụ thể bao gồm:

• Mô hình tổ chức công ty mẹ – Công ty con (nếu có) như thế nào?
• Tổ chức các chi nhánh, nhà máy của công ty? Mối liên hệ chi nhánh/ nhà máy và trụ sở như thế nào về mặt hoạch toán doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
• Tiếp theo doanh nghiệp phải chuẩn hóa tất cả hệ thống danh mục:
• Vật tư-Nguyên Phụ Liệu- Thành Phẩm-Hàng hóa- Tài Sản Cố Định-Công Cụ Dụng Cụ.
• Danh sách Phòng Ban, Các trung tâm chi phí
• Mã các đối tượng kế toán Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên.
• Hệ thống tài khoản.
• Các định khoản chuẩn tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Chuẩn hóa nguồn lực sản xuất (năng lực sản xuất, máy móc, con người).
• Chuẩn hóa Định mức nguyên phụ liệu, Qui trình sản xuất.
• Xây dựng Bài toán giá thành sản xuất.
• Chuẩn hóa các Giao dịch
• Và cuối cùng là chuẩn hóa quy trình hoạt động:

• Các quy trình hoạt động của là gì? Bao gồm các bước nào?
• Tương ứng với các bước thì ai thực hiện?

Điệu kiện đầu vào/ đầu ra của các bước đó là gì? Đầu vào để thực hiện bước đó là gì? Cần ai phê duyệt để thực hiện bước tiếp theo và đầu ra thì dùng biểu mẩu/ chứng từ/ báo cáo gì?

2.Kiểm soát và ngăn chặn rủi ro do làm sai.

ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng phân công vai trò của nhân viên tham gia làm những công việc gì trong quy trình hoạt động. Khi việc phân công này rõ ràng, ai làm gì? Giúp cho doanh nghiệp kiểm soát tốt công việc của từng bộ phận, nhân viên tránh tình trạng chồng chéo mất kiểm soát.

Khi các hoạt động doanh nghiệp được quy trình hóa, đầu ra của bước trước là đầu vào của bước sau, các bước sau sẽ thừa hưởng số liệu từ bước trước, đảm bảo số liệu thông suốt từ bước đầu đến bước kết thúc quy trình. Ngoài ra nếu các bước cần sự phê duyệt của các quản lý/ lãnh đạo thì người dùng muốn thực hiện bước tiếp theo thì cần có sự phê duyệt này. Sự phê duyệt giúp cho các quy trình hoạt động của doanh nghiệp đúng đắn qua kiểm soát của người phê duyệt.

Hơn nữa, hệ thống ERP còn có chức năng truy vết, cho phép phát hiện ai là người thay đổi thông tin thiết lập, thông tin chứng từ giao dịch làm sai lệch số liệu. Từ đó có giải pháp xử phạt chính xác và là công cụ bắt buộc nhân viên tuân thủ quy định hoạt đông của doanh nghiệp.

3.Hỗ trợ hoạch định.

Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.