Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều PM quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. ERP chỉ là một PM duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các PM quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp.
Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ”
do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ
thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ
thống ERP của các công ty PM và cách hiểu về PM ERP của chúng ta cũng
khác đi so với cách hiểu về PM thông thường. ERP là PM mô phỏng và quản
lý các hoạt động của DN theo quy trình.
Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là
cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ
dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác
nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái
niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu
tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước
của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động
của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi
bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ
thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là
thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là
thông tin đầu vào của bước kế tiếp…
Một điều dễ nhận ra là một quy trình
hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến
nhiều phòng, ban của DN, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước
sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các PM
quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể
(như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc
đảo” đối với các PM của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng,
ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển
văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát.
Các
module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải
quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội
ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa
các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên PM
ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ
nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và
hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN.
Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét
nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các
quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy
trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên
hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động
nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động
của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các
công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.
(Theo thegioibantin.com)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét