BPMS là gì ?

1. Các khái niệm cơ bản

 

Một hệ quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management System – BPMS)  là một hệ thống phần mềm có các chứa năng phân tích, xây dựng, quản lý các quy trình kinh doanh và các công cụ khai thác và sử dụng chúng.

Khái niệm BPM được ra đời dựa trên quan điểm cho rằng mỗi sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức là kết quả của một loạt các hoạt động sản xuất, quản lý – các tiến trình kinh doanh. Các tiến trình kinh doanh là mục tiêu và cũng là công cụ để tổ chức các hoạt động trong doanh nghiệp và cải thiện mối quan hệ giữa chúng nhằm tạo ra những quy trình kinh doanh khoa học, thống nhất. Thông qua việc quản lý các quy trình kinh doanh người chủ doanh nghiệp có thể tiếp cận với việc giảm chi phí quản lý, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, xây dựng các sản phẩm và dịch vụ mới trong thời gian nhanh nhất với chi phí hợp lý nhất và cuối cùng là chiếm lĩnh thị trường bằng các lợi thế cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận.

Một quy trình kinh doanh (business process) bao gồm một tập hợp các hoạt động được phối hợp thực hiện trong một doanh nghiệp nhằm đạt được một mục tiêu của doanh nghiệp. BPM là một phương pháp tiếp cận hệ thống bao gồm các khái niệm, phương pháp và các kỹ thuật nhằm hỗ trợ việc thiết kế, quản lý, cấu hình, thực thi và phân tích các quy trình kinh doanh.

2. Bức tranh toàn cảnh của BPM

Các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management – BPM) hiện có quy mô tăng trưởng rất nhanh và ngày càng phát triển đa dạng. Thị trường thế giới của BPM năm 2007 đạt mốc 1 tỷ USD và năm 2011 theo Gartner – Tạp chí hàng đầu thế giới về khoa học công nghệ dự báo con số đó sẽ là 2,6 tỷ USD và thậm chí còn được đánh giá khả quan hơn rất nhiều với con số 5,5 tỷ USD do tổ chức IDG đưa ra và 6,3 tỷ USD do công ty nghiên cứu công nghệ Forrester dự đoán.

Những con số này khẳng định xu thế phát triển rất đáng quan tâm không chỉ với những doanh nghiệp đang cố gắng tối ưu hoá quy trình kinh doanh phù hợp với BPM mà còn đối với những tập đoàn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới như IBM, Microsoft, Oracle và những nhà nghiên cứu khoa học và công nghệ.  

Vậy những ai cần quan tâm đến lĩnh vực đang trở thành “hot topic” này?

Các thành phần của ứng dụng BPM

BPM là một sản phẩm công nghệ được ra đời trên cơ sở hợp tác giữa công nghệ thông tin và quản trị kinh doanh với mục tiêu xây dựng các ứng dụng tích hợp một cách có hiệu quả các yếu tố: con người, quy trình và thông tin. Các ứng dụng BPM rất đa dạng và được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh cho đến các tổ chức tài chính, tín dụng, ngân hàng. Một bộ ứng dụng BPM bao gồm một số thành phần cơ bản:

• Mô hình hóa và mô phỏng: các công cụ cho phép việc mô tả bằng đồ họa của một quy trình trong ứng dụng và điều khiển việc thực hiện quy trình kinh doanh khi thực thi ứng dụng.

• Giám sát hoạt động kinh doanh (Business activity monitoring – BAM): các công cụ quản lý và kết xuất các báo cáo chính xác về các quy trình kinh doanh và tiến trình đang hoạt động như thế nào.

• Thực thi và tối ưu hóa quy trình: bộ các công cụ để chuyển hóa và thực thi các mô hình thành các ứng dụng trên cơ sở lắp ráp các thành phần đã có thành những dịch vụ mới.

• Các quy tắc và khuôn khổ: Cơ sở dữ liệu về các quy tắc, các ràng buộc về các quy trình kinh doanh, cho phép người dùng tự thay đổi tự động một cách dễ dàng.

• Quản lý nội dung và cộng tác: Cung cấp một hệ thống lưu trữ và bảo vệ tài liệu điện tử, hình ảnh, và các loại dữ liệu khác làm cơ sở cho hoạt động của các quy trình.

 Các thành phần trong giải pháp BPM của IBM

Hệ thống BPM có thể theo dõi chặt chẽ các hệ thống xử lý đơn hàng hoặc hệ thống quản lý khách hàng, tiếp nhận các phản hồi, phát hiện các vấn đề xảy ra đối với các dữ liệu còn thiếu, hướng dẫn từng bước để khắc phục sự cố xảy ra với luồng thông tin. Với những hệ thống BPM gần đây, người sử dụng làm việc trên một mô hình chia sẻ, các thay đổi của quy trình trong quá trình thiết kế có thể được đưa vào thực tế rất nhanh. Những nền tảng này được gọi là bộ BPM (BPM Suite) bởi vì chúng cung cấp mô hình hóa quy trình tích hợp, theo dõi thời gian thực, các ứng dụng trên nền Web và quản lý báo cáo. Tất cả những chức năng này làm việc cùng nhau để hỗ trợ sự đổi mới quy trình một cách nhanh chóng.

Sự khác biệt của BPM với các ứng dụng khác?

Hệ thống BPM là tập hợp các công cụ tích hợp để thiết kế, xây dựng và quản lý hoạt động doanh nghiệp dựa trên các quy trình kinh doanh tối ưu.

 Các ứng dụng doanh nghiệp khác như hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến, quản lý kho hay quản lý nhân sự thường bao gồm các chức năng dựng sẵn, cố định với một số khả năng thay đổi cơ bản thông qua một số ít ỏi các tùy chọn. Điều này có nghĩa là một doanh nghiệp muốn triển khai một ứng dụng phải lựa chọn giữa việc chấp nhận quy trình kinh doanh dựng sẵn của nhà cung cấp hoặc phải trả thêm chi phí tốn kém cho các nhà cung cấp để thực hiện những thay đổi cho phù hợp với doanh nghiệp mình.

 Sự khác biệt cơ bản là, BPM cho phép một công ty có thể tự mô hình hóa và thay đổi một cách hiệu quả và nhanh chóng các quy trình kinh doanh nhằm đáp ứng các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

BPM thường được sử dụng để tích hợp nhiều ứng dụng doanh nghiệp và nhiều loại người dùng nội bộ và bên ngoài thành một quy trình mới. Các sản phẩm tích hợp ứng dụng doanh nghiệp cho phép di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng, còn BPM bổ sung sự tương tác với con người và khả năng để hỗ trợ các quy trình vốn là công việc yêu cầu nhiều thời gian.

Nhiều hệ thống BPM cung cấp thông tin thời gian thực (real-time) vào hoạt động của quy trình. Mô hình dòng chảy (flow-process) của BPM cho phép việc quản lý khả năng dễ dàng xác định tắc nghẽn và không hiệu quả trong quá trình, và còn cho phép dễ dàng sửa đổi các quy trình để nâng cao năng suất.

Các quy trình kinh doanh phù hợp với giải pháp BPM?

• Các quy trình động. Các quy trình động thường xuyên thay đổi như những quy trình mà các doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh để tuân thủ các thay đổi của luật và các chính sách, quy định của nhà nước.
• Các quy trình liên quan đến con người thường qua đơn vị kinh doanh, khu vực, bộ phận, nhóm làm việc hoặc các nhóm chức năng được tổ chức thành các nhóm.
• Các quy trình quan trọng có thể đo lường. Việc cải tiến quy trình sẽ nâng cao các thông số hiệu xuất, việc có thể đo lường được giúp cho việc đánh giá hiệu quả của việc cải tiến quy trình.
• Các quy trình phức tạp đòi hỏi sự phối hợp của nhiều người từ các phòng ban chức năng khác nhau bằng cách sử dụng các ứng dụng phần mềm khác nhau và/hoặc dữ liệu khác nhau để thực hiện quy trình. Cụ thể như các quy trình đang phải sử dụng nhiều hơn một ứng dụng cũ do thiếu việc thiết kế tổng thể hoặc do những nguyên nhân trước đây trong quá trình phát triển hệ thống.
• Quy trình hiện đang xử lý thủ công bằng tay và các quy trình có yêu cầu vòng quay nhanh.

BPM ngày nay đã thực sự trở thành một chủ đề công nghệ nóng không phải chỉ vì những thuận lợi nó mang lại cho các công ty phát triển phần mềm mà chính vì những lợi ích to lớn cho việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh cho các doanh nghiệp nói chung: nâng cao tính linh hoạt trong kinh doanh, sử dụng các công cụ mô hình hóa và tự động hóa để đơn giản hóa việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, tăng cường môi trường làm việc cộng tác giữa các nhân viên và các đối tác…

Thông qua các giải pháp BPM, các doanh nghiệp có thể hướng tới việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp một cách nhanh nhất: tăng cường lợi thế cạnh tranh, giảm chi phí quản lý, tăng thời gian phát triển các dịch vụ và sản phẩm và nâng cao lợi nhuận.