Giấy Sài Gòn đầu tư ERP hiệu quả "chậm mà chắc"

             Giấy Sài Gòn đã chọn hệ thống quản trị ERP để phát triển thêm công nghệ cho quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin để hiện đại hóa, tự động hóa phương pháp quản lý bên cạnh việc duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. 

Công ty Giấy Sài Gòn (GSG) khởi động dự án ERP từ giữa năm 2006 và chính thức nghiệm thu vào cuối năm 2007. Theo ông Cao Tiến Vị, chủ thịch HDQT Công ty GSG, sau các dự án đầu tư xây dựng nhà máy mới và hiện đại hóa các dây chuyền sản xuất thời điểm đó, Giấy Sài Gòn mong muốn đầu tư và cải tiến toàn bộ hệ thống quản lý, sản xuất và phân phối nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm thương hiện GIấy Sài Gòn. 

            Ông Vị cho biết, ERP giúp lãnh đạo công ty nắm chắc được các diễn biến trong quá trình chỉ đạo sản xuất kinh doanh, đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm soát các yếu tố đầu vào, đầu ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm hơn. Dù vậy, để thực hiện được ERP, Giấy Sài Gòn (GSG) cũng mất gần 2 năm để xây dựng và áp dụng thành công.  

            Ông Vị cho rằng việc đổi mới tư duy không chỉ bao gồm máy móc thiết bị mà là nhiều lĩnh vực khác như đầu tư con người, hệ thống phần mềm cũng như các yếu tố quản lý…định hướng ban đầu của doanh nghiệp trong kinh doanh là rất quan trọng.

            Ông Vị dẫn chứng, GSG đầu tư hệ thống phân phối từ năm 2004 nhưng đến thời điểm này mới bắt đầu phát huy hiệu quả. Ông cho rằng, những việc này “không thể nào bỏ tiền ra là có ngay được, mọi thứ phải cần thời gian” để cho hệ thống làm việc hiệu quả, nhân viên làm quen với công nghệ…

Quyết tâm triển khai là bước đầu thành công

 

            Đối với việc ứng dụng ERP, có được quyết tâm để bắt đầu triển khai đã là một thành công. Ông Vị cũng thừa nhận rằng thời điểm đó con đường đến với ERP thực sự khó khăn, nhưng GSG đã nỗ lực để đổi mới công ty trong điều kiện hệ thống ngày càng mở rộng, công suất nhà máy tăng lên nhiều lần đòi hỏi những kỹ năng quản lý chuyên nghiệp hơn và quan trọng là làm thế nào để tận dụng nguồn tài nguyên chung có hiệu quả hơn.

            Việc triển khai hệ thống ERP, theo ông Vị, đã được GSG tính tới từ năm 2000. Tuy nhiên sau khi nghiên cứu, ban lãnh đạo cho rằng đó chưa phải là thời điểm phù hợp và việc chuẩn bị chưa sẵn sàng.

            Đến năm 2006, khi GSG hoạch định chiến lược dài hạn với việc xây dựng 3 nhà máy lớn trên cả nước, thu hút vốn đầu tư và chuẩn bị lên sàn chứng khoán thì việc quản lý đơn lẻ đã không còn phù hợp. Ông Vị cho biết ” Việc xây dựng các nhà máy lớn tại 3 miền Bắc Trung Nam với chiến lược phát triển dài hạn, việc quản lý đơn lẻ đã không còn phù hợp với qui mô hoạt động và xu thế tin học hóa toàn cầu. GSG đã chọn ERP là một giải pháp quản lý mới, dùng CNTT để quản lý tổng thể bên cạnh việc duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.”

          Ông Lê Hoành Cư, Phó Giám đốc thường trực của dự án cho biết, khi GSG quyết định ứng dụng ERP, hệ thống CNTT cũ đã không đáp ứng được việc quản lý số liệu, đặc biệt là số lượng thành phẩm và sản phẩm. Dữ liệu giữa các bộ phận thì không đồng nhất, thiếu độ tin cậy và có khả năng mất mát cao. Trong khi đó, hệ thống sản xuất ở GSG ngày càng mở rộng và trở nên phức tạp, cách tính giá thành cuối kỳ thiếu chính xác đã gây nhiều khó khăn trong quản lý và điều hành. Việc đầu tư mở rộng hệ thống sản xuất và bộ máy nhân sự ngày càng phình to càng tạo ra nhiều thách thức, họ buộc phải chọn một giải pháp phù hợp để sử dụng nguồn tài nguyên thông tin hiệu quả.

Khai thác tài nguyên phần mềm

          Thành quả đầu tiên của ERP là làm thay đổi thói quen và cách thức tác nghiệp, quản lý ở trong tất cả các cấp, các khâu ở GSG. Ông Cư cho biết, quy trình tự động giúp giảm áp tải về nhập số liệu, đối chiếu giữa các bộ phận và cung cấp dữ liệu tức thời để giúp các bộ phận khai thác, chia sẻ thông tin trong quá trình hoạt động từ mua bán hàng, sản xuất cho đến tài chính, quản trị, kế toán…, tạo lên chuỗi thông tin xuyên suốt hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của các bộ phận và lãnh đạo công ty thay cho quy trình cũ vốn phụ thuộc rất nhiều vào ý muốn chủ quan của người làm báo cáo. “Có thể nói giải pháp mới đã tạo ra cơ chế quản lý và kiểm soát các hoạt động một cách khoa học và chuẩn xác hơn”, ông Cư chia sẻ.

           Theo ông Vị, lợi ích mà ERP mang lại là khả năng quản trị thông tin đồng bộ, liên tục và cập nhật, cho phép công bố thông tin kịp thời và minh bạch nhằm đáp ứng các yêu cầu của cổ đông và nhà đầu tư - yêu cầu lớn nhất đối với một công ty đại chúng mà GSG đang hướng tới. Thông qua việc triển khai ERP, GSG cũng hoàn thiện được nhiều quy trình sản xuất kinh doanh, giải quyết khâu quan trọng nhất là làm khách hàng hài lòng hơn với các đáp ứng nhanh chóng của mình. Đặc biệt, theo ông Vị, ý nghĩa cốt lõi của ERP thể hiện rất rõ là số người thừa hưởng thành quả cuối cùng lớn hơn rất nhiều, nhờ đó tạo ra công cụ quản lý sâu rộng và hiệu quả hơn.

           Nhìn vào con số tăng trưởng của GSG ngay trong năm 2007 mới thấy việc ứng dụng ERP là cần thiết: tăng trưởng doanh thu 102% so với năm 2006, đưa tốc độ tăng trưởng bình quân lên mức 64%/năm trong vòng 6 năm.

 

                                                                                                   ( Theo Trung tâm BSA )