Triển khai ERP tại Việt Nam – những rủi ro, và thách thức điển hình (Kỳ 3)

 
Chúng tôi có thể nêu ra 1 số ví dụ về những rủi ro, và thách thức điển hình như sau:

1. Yêu cầu thống nhất dữ liệu hệ thống giữa các bộ phận, có thể thấy đơn cử như việc đặt mã của hàng hóa.

• Từ góc độ quản lý thì bộ phận kho dùng mã hàng để có thể đọc và hiểu được hàng đó mua của ai, thời gian nào, các đặc tính của hàng hóa, hàng này để sản xuất sản phẩm nào ?
• Bộ phận kế toán dùng mã hàng này để có thể quản lý công nợ và đánh giá nhà cung cấp, phân tích hàng tồn kho, vòng luân chuyển ...

Như vậy cách nhìn nhận ý nghĩa của mà hàng cũng có thể rất khác nhau, trình độ của các bộ phận cũng khác nhau. Bên cạnh đó hệ thống sẽ chỉ đáp ứng được một cách giới hạn số ký tự để đặt mã, và việc đáp ứng tài nguyên này ra sao cho tương lai. 

Để giải quyết việc này thì nhà tư vấn phải vẽ được bức tranh tổng quan và cùng với các trưởng bộ phận lựa chọn được 1 phương án đặt mã hàng 1 cách hiệu quả nhất mà không lãng phí mảng tài nguyên này.

2. Yêu cầu về mặt báo cáo không thống nhất giữ các bộ phận, người sử dụng muốn tối đa hóa các báo cáo, có nghĩa là mọi tác nghiệp đều muốn thể hiện trên hệ thống.

 VD bộ phận mua hàng và kế toán cùng muốn kiểm soát công nợ khách hàng theo từng đơn hàng ( hợp đồng ), theo từng phiếu nhập kho, theo từng hóa đơn, theo từng khoản thanh toán . Nhưng một thực tế là bộ phận kế toán lại chỉ muốn trên sổ sách của mình không ghi nhận ngay công nợ khi ký hợp đồng mà chỉ theo phiếu nhập kho, và việc xuất hóa đơn của khách hàng không theo từng lô hàng, không theo thời gian phát sinh.

Như vậy, căn cứ trên tính logic và quy định luật pháp về kế toán chúng ta chỉ được phép ghi nhận vào công nợ sổ kế toán theo một số trạng thái nhất định. Và kết quả đưa ra sẽ là không chính xác ( nếu như chọn xác định công nợ theo phiếu nhập kho mà chưa có hóa đơn, nên không xác định được số thuế VAT) Do đó doanh nghiệp cần xác định lựa chọn phương thức ghi số liệu vào sổ kế toán đồng thời sẽ có 2 loại báo cáo công nợ trong đó 1 để phục vụ mục đích quản trị, 1 cho báo cáo tài chính.

3. Việc yêu cầu các báo cáo viết thêm cũng cần cân nhắc giữa mục đích quản trị và chí phí bỏ ra cho việc thiết kế thêm báo cáo đó.

 Đồng thời phải dựa trên các hiểu biết hệ thống 1 cách logic dựa trên nguyên tắc : có dữ liệu thông tin đầu vào mới có được dữ liệu đầu ra, các thông tin này sẽ được truyền tải đến những bộ phận nào, sử dụng với mục đích gì?

4. Thay đổi phương pháp nhập liệu cũng là 1 vấn đề lớn mà cả nhà cung cấp phần mềm và người sử dụng cũng cần có một giải pháp hài hòa.

Thông thường hệ thống ERP của nước ngoài có tính minh bạch rất cao, mọi hoạt động chi phí đều được phản ánh bằng các hóa đơn chứng từ. Với việc mua hàng thường xuyên ( mua nguyên vật liệu, hàng hóa ) thì tác nghiệp nhập liệu từ hóa đơn vào hệ thống là đương nhiên, thì việc nhập các hóa đơn để thanh toán và hoàn ứng chi phí nhỏ ( như điện, điện thoại, mua vật dụng nhỏ, công tác...) sẽ có tác động rất lớn đến việc thay đổi tác nghiệp. VD với 1 tập hóa đơn hoàn ứng mà nhân viên hoàn ứng muốn được thanh toán ngay lập tức là không thể vì sẽ mất thời gian nhập liệu. Do đó để muốn thanh toán nhanh thì kế toán thanh toán có thể không nhập chi tiết hoán đơn mà nhập tổng hợp 1 bảng kê này, tuy nhiên điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến báo cáo thuế VAT, hoặc nếu để chính xác thì việc hoàn ứng và thanh toán không thể ngay lập tức mà phải đợi thời gian thực hiện nhập liệu. 

Những ví dụ này tưởng chừng rất đơn giản, nhưng thực tế lại là 1 trở ngại rất lớn khi tiến hành vận hành hệ thống.

Qua những thực tế về kết quả các dự án thành công, thất bại của thì trường đã làm cho các chủ doanh nghiệp hoài nghi về tính khả thi, tác dụng của việc áp dụng ERP trong công tác quản lý. 

Tuy nhiên qua những đánh giá về thực tế một cách khách quan như vậy chúng ta cần phải hiểu rằng áp dụng ERP đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như : tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao giá trị doanh nghiệp, tăng hả năng cạnh tranh.

Nhưng để làm được điều đó các doanh nghiệp cũng cần phải hiểu và lựa chọn đúng hệ thống ERP mà mình cần, lựa chọn đơn vị triển khai tốt. Đồng thời hệ thống ERP đó phải được phát triển bởi các công ty, tập đoàn nổi tiếng thế giới, họ là những người nắm bắt và tạo ra xu thế phát triển của thị trường công nghệ. Điều đó đem lại giá trị sử dụng sản phẩm 1 cách bền vững và lâu dài.

Ông Lê Thành Công

Chủ tịch HĐQT Cty CP Tập đoàn Nguồn Lực Việt