Khai thác lợi ích của ERP hiệu quả

Lợi ích mà giải pháp ERP mang lại là rất lớn, tuy nhiên trên thực tế phần lớn các doanh nghiệp chưa có mục tiêu, kế hoạch cụ thể để khai thác tối đa lợi ích mà hệ thống này mang lại. Việc đưa một hệ thống mới vào hoạt động sản xuất – kinh doanh và quản lý đã là điều không dễ, việc phải khai thác tốt lợi ích của hệ thông đó lại là điều khó khăn hơn nữa. Vì vậy, doanh nghiệp cẩn phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ thống tổ chức và quản lý theo từng bước.

Triển khai thành công ERP nghĩa là doanh nghiệp đã tạo được nền tảng cho sự phát triển bền vững của mình trong tương lai, đó là: cơ sở dữ liệu tập trung, chuẩn hóa quy trình và khả năng thích ứng với các thay đổi liên tục. Vấn đề là làm sao biến nền tảng này thành những kết quả tài chính cụ thể.

Phần lớn các quy trình quan trọng của doanh nghiệp đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục giấy tờ. Đây là giai đoạn mà các doanh nghiệp trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng có một thực tế là nhiều doanh nghiệp dù đã triển khai phần mềm ERP vẫn tổ chức và quản lý theo phương thức này. Nếu doanh nghiệp vẫn tổ chức và quản lý hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng doanh nghiệp chỉ khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ. Chưa áp dụng khai thác được một trong những lợi ích lớn của ERP là kết nối dữ liệu của các phòng ban ngay trên hệ thống.

Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của doanh nghiệp. Vì thế, việc kết nối dữ liệu, phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận với nhau là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả chung cho toàn doanh nghiệp. Trong giai đoạn này doanh nghiệp chuyển đổi từ tổ chức và quản lý riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và quản lý trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban. Vì thế các phòng ban phải ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.

Trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều doanh nghiệp, việc thực hiện sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và quản lý liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi ích sau:

Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ...

Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến lược "đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời điểm cần thiết"..

Đây là giai đoạn doanh nghiệp triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. Quản lý hướng quy trình là kết nối tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạo lập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc thực hiện quy trình.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng thêm công nghệ tích hợp với ERP có thể áp dụng để mở rộng khả năng của hệ thống ERP hay sử dụng các công cụ bán hàng trực tuyến có kết nối với hệ thống ERP.

Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Nhưng vấn đề quan trọng sau khi có ERP là quá trình từng bước nâng cấp, áp dụng các phương thức quản lý tiên tiến nhất song song với việc mở rộng các chức năng của hệ thống ERP qua việc triển khai và tích hợp các hệ thống khác. Khai thác lợi ích của ERP sau triển khai luôn luôn là sự kết hợp giữa áp dụng phương pháp quản lý tiên tiến với công nghệ thích hợp và phải là một phần không thể tách rời chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

BT tổng hợp