Vietsoft Ecomaint – Công cụ đắc lực cho quản lý tài sản và bảo trì

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Vietsoft Ecomaint được Công ty Phần mềm Vietsoft thiết kế nhằm mục đich tối ưu hóa công tác quản lý tài sản tại các doanh nghiệp sản xuất, giúp nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị, nâng cao hiệu quả công tác bảo trì và giảm thiểu tối đa các rủi ro có thể phát sinh do thiết bị không được bảo trì đúng mức.

 

Phần mềm Vietsoft Ecomaint cũng giúp tăng cường công tác quản lý, giám sát sử dụng tài sản, hỗ trợ ban lãnh đạo và bộ phận kỹ thuật ra quyết định về tài sản một cách chính xác và nhanh chóng thông qua hệ thống các báo cáo chuyên dụng và các cảnh báo tự động. Từ đó giúp đảm bảo công tác quản lý tài sản và bảo trì luôn được duy trì một cách chặt chẽ và liên tục, hạn chế những thiếu sót phát sinh do yêu tố con người.
 

Phần mềm Ecomaint sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa trong việc lập công tác bảo trì định kì. Đồng thời phần mềm còn có khả năng tích hợp với các phân hệ Logistic khác như quản lý kho và mua hàng, các hệ thống phần mềm ERP, kế toán, hệ thống quản lý tài sản bằng mã vạch Barcode... với khả năng tinh chỉnh, tích hợp cao cho phép phần mềm có thể dễ dàng đáp ứng mọi nhu cầu cho mọi mô hình doanh nghiệp.

Phần mềm Ecomaint có thể triển khai trên nhiều mô hình: mạng nội bộ, mạng WAN hoặc internet giúp người dùng có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.

• Quản lý thiết bị
• Quản lý bảo trì
• Quản lý tồn kho
• Báo cáo/phân tích
• Hệ thống báo cáo
• Ứng dụng cho mobile 

1. Quản lý thiết bị - quản lý tổng thể từ tài sản nhó đến lớn.


Với Vietsoft Ecomaint, mọi tài sản thiết bị của bạn, từ các thiết bị văn phòng (Máy tính, máy in, điện thoại bàn…) cho đến các dây chuyền thiết bị máy móc đắt tiền, phức tạp đều có thể được quản lý một cách chặt chẽ, hoàn hảo. Phần mềm cho phép người dùng đặt lịch bảo trì định kì, lên danh sách các công việc bảo dưỡng cần thực hiện, lập danh sách vật tư phụ tùng sẽ sử d

Không chỉ quản lý tổng thể, phần mềm còn cho phép người dùng phân tách các thiết bị thành nhiều cấp nhỏ hơn, từ đó đơn giản hóa công tác quản lý, truy xuất lịch sửa riêng của từng bộ phận một cách dễ dàng.

Với chức năng quản lý lịch sử thiết bị, ban quản lý có thể theo dõi chặt chẽ quá trình sửa chữa, bảo dưỡng định kì và các quá trình thay thế phụ tùng nếu có. Từ đó giúp cho nhân viên kỹ thuật có đủ các thông tin để phân tích hư hỏng, đánh giá hiệu quả của công tác sử dụng, bảo trì thiết bị.



Phần mềm giúp xác định tuổi thọ thực cũng như chất lượng của các phụ tùng thay thế nhằm lựa chọn nhà cung cấp vật tư phụ tùng tốt nhất, giúp nhà quản lý điều chỉnh các kế hoạch bảo trì định kỳ cho phù hợp để tránh các rủi ro hư hỏng đột xuất mà vẫn tận dụng được tối đa khả năng sử dụng phụ tùng, cắt giảm chi phí thay mới, tồn kho phụ tùng không cần thiết.

Khác với các hệ thống quản lý truyền thống thông qua tài liệu giấy hay các file tài liệu kỹ thuật số (dạng văn bản, bảng tính, hình ảnh…) vốn rời rạc và thiếu tính hệ thống, phần mềm cho phép người dùng truy xuất dữ liệu của toàn bộ nhà máy, dây chuyền cho tới từng thiết bị, bộ phận riêng lẻ một cách nhanh chóng không chỉ thông qua máy tính mà còn thông qua các thiết bị di động, thiết bị quét mã vạch...

Từ đó giúp người dùng xử lý dữ liệu và ra quyết định một cách nhanh chóng, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, truy xuất dữ liệu.

Các chức năng trong phân hệ quản lý thiết bị bao gồm:

• Quản lý danh sách thiết bị, các thông số kỹ thuật và tài liệu kỹ thuật đính kèm.
• Quản lý cấu trúc thiết bị (BOM of equipment)
• Quản lý lịch sử sử dụng và bộ phận chịu phí bảo trì của thiết bị
• Quản lý danh sách vật tư, phụ tùng
• Quản lý danh mục vật tư phụ tùng kèm theo (spare part)
• Quản lý lịch giám sát, kế hoạch bảo trì thiết bị (Bao gồm bảo dtrì định kỳ, lịch hiệu chuẩn, lắp đặt, di dời thiết bị …)
• Quản lý bảo trì phụ tùng tổng thể thiết bị hoặc theo từng bộ phận riêng biệt.
• Hỗ trợ truy xuất lịch sử thiết bị, lịch sử bảo trì, thay thế phụ tùng, di chuyển bộ phận.
• Hỗ trợ theo dõi các thông tin về sửa chữa cho mỗi phụ tùng, thiết bị bao gồm: số lần sửa chữa, thay thế, nguyên nhân, thời gian dừng mày, chi phí sữa chữa và các biên bản liên quan…

2. Quản lý bảo trì – Công việc ít, hiệu quả cao.



Khi số lượng máy móc thiết bị cần quản lý lớn, công việc bảo trì nhiều sẽ khiến nhà quản lý cũng như nhân viên bảo trì dễ quên, phát sinh nhiều thiếu sót trong quá trình làm việc, gây ra những sai sót không đáng có.

Việc triển khai phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán nan giải trên, khi hỗ trợ tối đa cho người dùng những công cụ khoa học hiệu quả để kiểm soát tốt nhất các công tác quản lý bảo trì như: lập lịch công việc bảo trì định kì, lên kế hoạch hiệu chỉnh, kiểm định, kiểm tra thiết bị, theo dõi tồn kho vật tư phụ tùng, lập lịch mua và bổ sung phụ tùng ngăn ngừa thiếu hụt trước khi phát sinh… Từ đó giảm thiểu công việc cho nhân viên kỹ thuật, giảm chi phí bảo trì phát sinh nhưng vẫn đảm bảo các tài sản thiết bị vẫn luôn được bảo dưỡng ở trạng thái tốt nhất.

Thông qua phần mềm, nhà quản lý có thể lên lịch bảo trì định kì, hoặc thao tác để tạo ra những kế hoạch công việc co liên quan đến công tác bảo dưỡng thiết bị. Giao diện phần mềm được thiết kế trực quan giúp người dùng có thể nhanh chóng tìm hiểu, nắm bắt và sử dụng hiệu quả phần mềm vào công việc hằng ngày. Chỉ bằng vài thao tác chuột đơn giản, người dùng đã có khả năng tương tác công việc với nhiều thiết bị trong danh sách quản lý của mình, mọi kế hoạch bảo trì đều có thể nhanh chóng lên lịch trong vài phút, tại sao không chứ Cắt giảm thời gian ngừng máy và chi phí bảo trì phát sinh chính là chìa khóa để đánh giá hiệu quả của công tác quản lý bảo trì thiết bị. Do đó những thông tin này cần được cung cấp nhanh chóng và dễ dàng truy cập để nhà quản lý có thể đánh giá được khả năng sinh lợi nhuận từ tài sản, cắt giảm những khoảng chi phí không hợp lí phát sinh trong công tác bảo trì. Tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc chính là mục tiêu mà phần mềm hướng tới. Thông qua các hệ thống báo cáo phân tích chuyên dụng trên phần mềm với thiết kế trực quan sinh động, nhà quản lý sẽ nhanh chóng tìm ra các “điểm nóng” chi phí bảo trì và nguyên nhân phát sinh để kịp thời có những cải tiến, điều chỉnh tốt nhất.

Các chức năng trong phân hệ quản lý thiết bị bao gồm:

• Giám sát, theo dõi các yêu cầu bảo trì, nhắc nhở việc tự động qua email và tin SMS.
• Giám sát, theo dõi thời gian sử dụng máy.
• Giám sát, theo dõi tình trạng thiết bị.
• Hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì tổng thể.
• Hỗ trợ lập phiếu bảo trì đột xuất cho các sự cố phát sinh ngoài kế hoạch.
• Hỗ trợ giám sát thông tin bảo trì thuê ngoài.
• Hỗ trợ Công tác bảo trì giám sát tình trạng, ghi nhận thông số thiết bị.
• Tự động báo các công việc bảo trì định kì qua email
• Ghi nhận công việc bảo dưỡng hàng ngày

3. Quản lý tồn kho - không khó để hiệu quả.



Phần mềm có các chức năng quản lý xuất, nhập kho vật tư phụ tùng hỗ trợ hiệu quả cho công việc kiểm kê và sắp xếp. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các mẫu báo cáo trực quan giúp nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh chóng mọi sự thay đổi về vật tư phụ tùng trong kho để kịp thời điều chỉnh duy trì lượng vật tư phụ tùng trong kho luôn ở ngưỡng an toàn.

Có thể nói tồn kho cao chính là một nguyên nhân quan trọng làm gia tang đáng kể chi phí bảo trì. Tuy nhiên khi không đủ lượng vật tư phụ tùng thì sẽ ảnh hưởng tới công tác sửa chữa bảo dưỡng khi cần thiết, làm gia tăng thời gian ngừng máy do chờ vật tư phụ tùng. Do đó với chức năng hỗ trợ của phần mềm, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định được chính xác ngưỡng tồn kho an toàn của vật tư phụ tùng, từ đó giải quyết tốt vấn đề này.

Bên cạnh đó, chức năng quản lý tồn kho theo từng địa điểm cụ thể (kho hàng, kệ hàng) sẽ giúp bộ phận quản lý kho vào bảo trì có thể nhanh chóng tìm ra các vật tư phụ tùng khi cần thay thế, nhất là khi xảy ra các sự cố ngừng máy do hư hỏng đột xuất cần đến sự phản ứng nhanh.

Những danh mục có trong chức năng Quản lý kho:

• Quản lý danh sách nhà cung cấp vật tư phụ tùng.
• Quản lý các hoạt động xuất, nhập kho phụ tùng
• Quản lý vật tư theo địa điểm tồn kho.
• Quản lý di chuyển vật tư trong kho
• Kiểm kê kho vật tư
• Kiểm kê thiết bị
• Kiểm kê tồn kho vật tư theo địa điểm
• Tự động so sánh tồn kho thực tế với ngưỡng tồn kho tối thiểu để tự đề xuất mua hàng

4. Báo cáo/ Phân tích – quyền trượng hữu ích cho nhà lãnh đạo

Phần mềm Ecomaint có đầy đủ các dạng báo cáo/phân tích mạnh mẽ nhất, giúp nhân viên cũng như ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình sử dụng tài sản thiết bị cũng như công tác quản lý bảo trì

Hệ thống báo cáo bao gồm

a. Báo cáo bảo trì

Danh sách thiết bị lọc theo các tiêu chí khác nhau
Danh sách thiết bị theo khu vực lắp đặt
Danh sách thiết bị theo dây chuyền
Danh sách thiết bị theo bộ phận chịu phí
Danh sách thiết bị về tình trạng khấu hao
Danh sách thiết bị về tình trạng bảo hành
Danh sách thiết bị tại các thời điểm thời điểm.
Thống kê số lượng thiết bị theo loại, nhóm và khu vực tại các thời điểm khác nhau.
Qui định bảo trì của thiết bị
Danh sách thiết bị về tình trạng bảo trì
Danh sách phiếu bảo trì và tình trạng xử lý
Danh sách vật tư sử dụng để bảo trì thiết bị theo khu vực
Kế hoạch sử dụng vật tư, phụ tùng
Kế hoạch bảo trì tuần, tháng
Tuổi thọ phụ tùng

b. Báo cáo chi phí bảo trì:

• Biểu đồ chi phí bảo trì
• Chi phí bảo trì theo các tiêu chí (khu vực, nhóm thiết bị …)
• Phân tích cấu thành chi phí bảo trì (Chi phí vật tư/phụ tùng, chi phí nhân công và chi phí thuê ngoài)
• Phân tích chi phí bảo trì theo giai đoạ

c. Báo cáo sự cố và dừng máy

• Phân tích nguyên nhân dừng máy (Pareto)
• Biểu đồ thời gian dừng máy
• Thời gian dừng máy theo dây chuyền
• Thời gian trung bình giữa hai lần hư hỏng
• Thời gian sửa chữa trung bình kèm với thông tin để đánh gia năng lực công nhân sửa chữa (thời gian hoàn thành, chất lượng công việc sửa chữa)
• Báo cáo MTBF và MTTR theo máy và theo dây chuyền
• Báo cáo khả năng sẵn sàng của thiết bị và dây chuyền

d. Báo cáo kho và mua hàng:

Xuất nhập tồn
Báo cáo tồn kho
Biểu đồ tồn kho theo giai đoạn
Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp
Báo cáo tồn kho theo vị trí

e. Báo cáo/phân tích hiệu suất thiết bị:

Báo cáo/phân tích hiệu suất thiết bị
Phân tích chỉ số hiệu xuất thiết bị

f. Báo cáo nhân sự bảo trì:

Phân tích nhân sự bảo trì
Theo dõi khối lượng công việc hàng ngày
Đánh giá thực hiện bảo trì của nhân viên


5. Ứng dụng cho mobile: quản lý hiệu quả, mọi lúc mọi nơi


Các thiết bị di động thông minh chính là xu hướng phát triển của tương lai, khi chúng ta không ngừng hướng tới kỷ nguyên IoT (Internet of Thing) Vì vậy một phần mềm để hỗ trợ tối đa cho người dùng thì phải hỗ trợ không chỉ trên nền tảng máy tính mà còn phải tương thích tốt cho các thiết bị di động cầm tay.

Với Ecomaint, xu thế này sẽ được phát huy tối đa, giúp cho việc quản lý tài sản và bảo trì có thể được giám sát mọi lúc mọi nơi thông qua các smartphone và tablet. Một nhà lãnh đạo khi đi công tác có thể kiểm tra tình trạng hoạt động của trang thiết bị tại nhà máy của mình, hay dù không ở công ty vẫn có thể trực tiếp chỉ đạo và theo dõi tình hình khắc phục khi có một sự cố xảy ra, hay phân công công việc cho đội ngũ kỹ thuật bảo trì chỉ vài tháo tác nhấn chạm trên điện thoại.

Thời gian là vàng bạc, và khi là một nhà lãnh đạo thì giá trị của thời gian lại càng gia tăng. Một nhà quản lý tài sản doanh nghiệp đôi khi phải quản lý giám sát vô số tài sản trong đơn vị của mình, do đó thường sẽ dẫn tới tình trạng bỏ sót hay không kịp thời phê duyệt cho các yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa khi cần thiết. Nhưng vời Ecomaint chỉ cần một chiếc điện thoại, thì công việc nhà quản lý có thể trở nên đơn giản hơn, khi có thể theo dõi tình hình tài sản thiết bị của mình mọi lúc moi5 nơi, do đó sẽ đảm bảo cho các tài sản quý giá của bạn hoạt động ở trạng thái tốt nhất, không ngừng sinh ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.



Các chức năng nỗi bật khi sử dụng ứng dụng moblie:

• Theo dõi tình trạng thiết bị hàng ngày (check list)
• Gửi yêu cầu đến bộ phận bảo trì
• Đơn giản hóa công việc đánh giá tình hình tồn kho
• Duyệt yêu cầu đơn đặt hàng
• Duyệt yêu cầu mua hàng
• Duyệt yêu cầu đóng phiếu bảo trì
• Xem và thay đổi kế hoạch bảo trì (tuần, tháng)
• Đơn gian hóa công việc quản lý bảo trì thiết bị

Xin vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn thêm về phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Vietsoft Ecomaint




Vietsoft Co., Ltd.

91 Nguyen Trong Loi, Ward 4, Tan Binh Dist, HCMC,Vietnam
Tel : (+848) 38 110 770 ( Ext:109 )
Fax : (+848) 38 112 750
Email : sales@vietsoft.com.vn