Cách sử dụng SC trong một ERP tiêu chuẩn

Trước hết cần khẳng định lại là các ERP chỉ giải quyết bài toán giá thành theo một cách duy nhất là dùng SC và phần này thường nằm trong phân hệ sản xuất (production/manufacturing module) chứ không phải trong phân hệ kế toán tài chính như một số doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn.

Trước khi có thể tính được giá thành người dùng sẽ được yêu cầu khai báo một số thông tin căn bản như sau:

Công thức sản phẩm (Bill of Material-BoM): có dạng tương tự như bảng tính trong ví dụ trên. BoM trong các hệ thống ERP thường cho phép khai báo nhiều tầng theo hình cây, ví dụ như sản phẩm A được làm từ B và C, B lại là một bán thành phẩm được làm từ E và F v.v…tuỳ theo cách cấu tạo của mỗi phần mềm BoM có thể sẽ bao gồm luôn cả các cấu phần không phải NVL ví dụ như công lao động hoặc các chi phí phân bổ. BoM phải được khai báo đến mức chi tiết cuối cùng là các đơn vị NVL đã được khai báo trong phân hệ Kho hoặc các đơn vị lao động đã được khai báo trong phần khai báo của phân hệ sản xuất

Chu trình sản xuất (Routing) : routing chỉ ra “con đường” đi từ NVL cho đến khi ra được sản phẩm hoàn chỉnh, con đường đó sẽ đi qua các phân xưởng khác nhau và tại mỗi phân xưởng sẽ đi từ chiếc máy này sang chiếc máy khác. Routing còn có phần khai báo thời gian chỉ ra bán sản phẩm sẽ dừng lại tại mỗi máy trong bao lâu, phần mềm sẽ dựa vào những khai báo này để tính chi phí phát sinh mỗi khi sản phẩm đi qua một máy

Sau khi đã làm các khai báo về BoM và Routing hệ thống đã sẵn sàng để hoạt động. Mỗi khi người dùng kích hoạt một lệnh sản xuất hệ thống sẽ từ BoM và lượng sản phẩm cần sản xuất tính ra lượng vật tư cần dùng, sau khi kiểm tra lại với phân hệ kho xem có cần mua bổ xung thêm loại vật tư nào không (thao tác này thường được gọi là MRP- Material requirement planning) hệ thống sẽ đưa lệnh sản xuất vào routing. Trong trường hợp lý tưởng với một mạng máy tính được nối tới xưởng quản đốc phân xưởng sẽ ghi nhận vào hệ thống mỗi khi nhận một lô bán thành phẩm về phân xưởng mình cũng như khi xuất một lô sản phẩm đã được gia công xong ra khỏi phân xưởng (để tiếp tục gia công ở phân xưởng tiếp theo), tất cả các ghi nhận này sẽ lập tức cập nhật về CSDL trung tâm và như vậy tại bất cứ thời điểm nào hệ thống cũng có thể biết được tình trạng của mỗi lệnh sản xuất cũng như các chi phí đã phát sinh liên quan tới lệnh sản xuất đó và đưa ra được một báo cáo chi tiết về thành phẩm, bán thành phẩm, chi phí phân xưởng cho toàn doanh nghiệp.

Hệ thống sau đó cũng sẽ tự động tạo ra các bút toán ghi nợ/có thích hợp vào các tài khoản NVL, bán thành phẩm, thành phẩm, giá thành phân xưởng để chuyển lên phân hệ kế toán tài chính

Tóm tắt

Khác với kế toán tài chính bắt buộc phải tuân thủ một số quy định pháp luật như VAS-chuẩn mực kế toán Việt nam, kế toán giá thành nằm trong phần kỹ thuật quản trị và doanh nghiệp có toàn quyền chọn cách làm nào thấy phù hợp.

Phân hệ sản xuất của một ERP tiêu chuẩn sử dụng phương pháp giá thành định mức. Vấn đề rút ra ở đây là trước khi đưa ERP vào sử dụng tính giá thành doanh nghiệp cần chuyển từ phương pháp tính chi phí thực sang phương pháp giá thành định mức. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng bảng tính Excel để theo dõi giá thành theo cách này khi chưa có ERP. Với các bút toán điều chỉnh được làm định kỳ doanh nghiệp có thể yên tâm giá thành ghi nhận theo phương pháp SC sẽ sai số không đáng kể với giá thành thực, nhưng những lợi ích về quản lý và lập kế hoạch từ việc dùng SC thì rất lớn. Khi doanh nghiệp đã quen với phương pháp SC có thể tự tin đưa ERP vào áp dụng.